高校會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理研究論文

　　摘要：會(huì)計(jì)憑證檔案管理作為高校財(cái)務(wù)管理工作的基礎(chǔ)，良好的落實(shí)此項(xiàng)工作，可以提高高校財(cái)務(wù)管理工作，使得高校財(cái)務(wù)清晰、準(zhǔn)確，為促進(jìn)我國高校良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。在財(cái)務(wù)信息化背景下，應(yīng)當(dāng)注意優(yōu)化調(diào)整會(huì)計(jì)憑證檔案管理，使其朝著信息化方向發(fā)展，如此可以提高會(huì)計(jì)憑證檔案的完整性、準(zhǔn)確性、有效性�；�于此，對(duì)高校會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理予以分析和研究。

　　關(guān)鍵詞：高校；會(huì)計(jì)憑證檔案；信息化管理

　　高校會(huì)計(jì)檔案是由會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等組成的，其中會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)檔案的核心，良好的會(huì)計(jì)憑證檔案管理，利于高校信息化建設(shè)。但實(shí)際情況則不然。國內(nèi)很多高校在會(huì)計(jì)憑證檔案管理方面存在諸多不足，導(dǎo)致會(huì)計(jì)憑證檔案不完整等情況發(fā)生，降低會(huì)計(jì)憑證檔案的應(yīng)用價(jià)值。對(duì)此，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)信息化背景下，推行會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理，利用信息化手段來監(jiān)督和管理會(huì)計(jì)憑證檔案，使之可以充分發(fā)揮作用，保證會(huì)計(jì)憑證檔案完整、準(zhǔn)確，具有較高的應(yīng)用價(jià)值，推動(dòng)高校信息化建設(shè)。

　　1會(huì)計(jì)檔案走向信息化勢(shì)在必行

　　1.1傳統(tǒng)會(huì)計(jì)管理存在的弊端。1）傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案不易久存。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案通常是以紙質(zhì)為媒介，再加之項(xiàng)技術(shù)與工具的應(yīng)用，容易造成紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案字跡不清等情況發(fā)生。作為重要信息，紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證檔案如若出現(xiàn)字跡消退或字跡模糊等情況，會(huì)影響后續(xù)檔案查詢及應(yīng)用，可以給高校財(cái)務(wù)工作帶來諸多不便。2）傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案日后查閱困難。在我國高校良好發(fā)展的今天，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，相應(yīng)的高校每年支出的經(jīng)費(fèi)逐漸增多，如此相關(guān)部門在對(duì)各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)檢查和審計(jì)的過程中，需要消耗較多的時(shí)間來進(jìn)行紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案查閱，這給經(jīng)費(fèi)檢查和審計(jì)工作帶來較大困難。令高校檔案管理人員更為頭疼的是省級(jí)或國家級(jí)課題經(jīng)費(fèi)檢查時(shí)，管理人員往往要進(jìn)行幾年內(nèi)會(huì)計(jì)憑證、賬本的檔案查閱及復(fù)印，這使得管理人員需要大量時(shí)間逐步落實(shí)[1]。3）傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的保管欠缺安全性。通常，高校會(huì)計(jì)檔案涵蓋各種原始憑證、賬本、報(bào)表等專業(yè)性資料，在對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管的過程中，為了合理放置檔案，必然會(huì)對(duì)部分檔案進(jìn)行移動(dòng)，在此過程中很容易出現(xiàn)檔案破損或丟失的情況。若如存在別有用心之人，很可能將部分檔案資料損壞或拿走，如此必然會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案完整，降低會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用價(jià)值。

　　1.2會(huì)計(jì)檔案走向信息化的優(yōu)勢(shì)所在。1）會(huì)計(jì)檔案保管規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、保密化。會(huì)計(jì)檔案信息化即為“電算化會(huì)計(jì)檔案”，相較于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案來說，其更易于修改，同時(shí)保管更加嚴(yán)格。因?yàn)殡娝慊瘯?huì)計(jì)檔案手工填寫、查閱、復(fù)印等方面具有嚴(yán)格要求的同時(shí)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保密性提出較高的要求。此種情況下，高校設(shè)置的電算化會(huì)計(jì)檔案是有操作權(quán)限的，需要通過檢索才能查閱、復(fù)制、拷貝會(huì)計(jì)檔案。所以，高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理，可以使會(huì)計(jì)檔案保管更加規(guī)范、合理。2）會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)形式更加豐富。財(cái)務(wù)信息化發(fā)展的背景下，高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理，使得高校會(huì)計(jì)檔案的載體不在局限于紙質(zhì)，而是逐漸利用現(xiàn)代存儲(chǔ)工具，比如光片、存儲(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)庫等。存儲(chǔ)于現(xiàn)代存儲(chǔ)工具中的會(huì)計(jì)檔案不僅占用的空間小，還能方便相關(guān)工作人員隨時(shí)下載應(yīng)用會(huì)計(jì)檔案，如此可以大大提高會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用性。所以，信息化管理會(huì)計(jì)檔案，可以使會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)方式更加豐富，利于提高會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用性[2]。

　　2當(dāng)前高校會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理存在的問題

　　的確，高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理是非常必要的。但是目前很多高校在會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理方面存在諸多問題，導(dǎo)致會(huì)計(jì)憑證檔案管理效果不佳。高校會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理存在的問題有：

　　2.1管理人員對(duì)會(huì)計(jì)憑證檔案管理認(rèn)識(shí)不足。目前，一些高校領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)人員并沒有認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理的重要性。相反其基本秉持著這樣的觀點(diǎn)，即會(huì)計(jì)憑證整理是一件浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情，校內(nèi)并沒有基于信息化目的，對(duì)會(huì)計(jì)憑證檔案管理予以調(diào)整，甚至是未設(shè)置會(huì)計(jì)憑證檔管理，如此使得高校會(huì)計(jì)憑證信息無法充分發(fā)揮作用。

　　2.2會(huì)計(jì)憑證檔案管理制度不健全。一些高校會(huì)計(jì)憑證檔案管理工作落實(shí)中，缺乏健全的會(huì)計(jì)憑證檔案管理制度，如此不能對(duì)此項(xiàng)管理工作予以有效的約束，那么此項(xiàng)管理工作在具體實(shí)施的過程中容易受到某些因素的影響，導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)偏差，最終管理作用將無法充分發(fā)揮。之所以說，一些高校的會(huì)計(jì)憑證檔案管理制度不健全，主要是會(huì)計(jì)憑證檔案管理制度的諸多內(nèi)容與《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規(guī)的相關(guān)要求不符，那么在具體推進(jìn)會(huì)計(jì)憑證檔案管理工作的過程中，諸多方面的工作將得不到相關(guān)法律法規(guī)的支持[3]。所以，高校應(yīng)當(dāng)正視會(huì)計(jì)憑證檔案管理制度不健全這一問題，結(jié)合高校實(shí)際情況，對(duì)制度予以合理標(biāo)準(zhǔn)。

　　2.3會(huì)計(jì)憑證歸檔不規(guī)范、不及時(shí)。相對(duì)來說，國內(nèi)高校在會(huì)計(jì)憑證檔案裝訂方面的處理是比較規(guī)范的，但是在后期會(huì)計(jì)憑證檔案立卷、歸檔、保管方面就存在諸多不足，如會(huì)計(jì)憑證檔案立卷不及時(shí)、會(huì)計(jì)憑證檔案歸檔不規(guī)范、會(huì)計(jì)憑證檔案保管不合理等等。這些問題的存在，必然會(huì)降低會(huì)計(jì)憑證檔案的應(yīng)用價(jià)值，導(dǎo)致后續(xù)無法有效運(yùn)用會(huì)計(jì)憑證檔案。所以，有效處理會(huì)計(jì)憑證檔案歸檔不規(guī)范、不及時(shí)等問題是非常必要的。

　　3高校會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理的幾點(diǎn)意見

　　針對(duì)當(dāng)前我國高校會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理存在諸多問題的情況，采取以下措施來優(yōu)化會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理。具體的做法是：

　　3.1高校領(lǐng)導(dǎo)及管理人員應(yīng)當(dāng)形成會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理意識(shí)。為了使高校能夠科學(xué)合理的實(shí)施會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理，應(yīng)當(dāng)向高校領(lǐng)導(dǎo)宣傳會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理的重要性及其實(shí)施的意義，使高校領(lǐng)導(dǎo)能夠重新認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理，進(jìn)而推進(jìn)會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理，如設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案管理部門，并要求部門管理者安排專門管理人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理工作。與此同時(shí)，對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)宣傳及培訓(xùn)工作，如此來提高管理人員的會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理意識(shí)，并提高管理人員的管理能力[4]。

　　3.2完善會(huì)計(jì)憑證檔案管理制度。為了保證高校會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理能夠規(guī)范、合理的落實(shí)，在具體進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理制度完善，具體的做法是依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案立卷歸檔制度予以完善，充分說明歸檔范圍、歸檔程序、整理方法等方面內(nèi)容及要求；對(duì)檔案保管、安全保密制度予以完善，充分說明檔案保管、檔案保密等方面內(nèi)容及要求。在當(dāng)前高校會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理方面存在管理人員對(duì)會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理認(rèn)識(shí)不足、會(huì)計(jì)憑證檔案管理制度不健全、會(huì)計(jì)憑證歸檔不規(guī)范、不及時(shí)等問題的情況下，應(yīng)當(dāng)通過增強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)及管理者會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理意識(shí)及完善會(huì)計(jì)檔案管理制度等措施，提高會(huì)計(jì)憑證檔信息化管理作用，為后續(xù)良好的應(yīng)用會(huì)計(jì)憑證檔案奠定基礎(chǔ)。

　　作者:楊蓉 單位:荊州教育學(xué)院

　　參考文獻(xiàn):

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　　[3]肖永菊.創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案管理方法為高校發(fā)展建設(shè)服務(wù)[J].甘肅科技縱橫，2010（2）：97，117.

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