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淺談街道檔案信息化管理
街道辦事處（以下簡稱“街道辦”）作為城市行政管理體制中一個極其重要的基礎(chǔ)管理層次，承擔(dān)著越來越多的工作任務(wù)，其檔案管理工作是整體工作的基礎(chǔ)。做好檔案工作，既是街道、社區(qū)自身發(fā)展的需要，又是檔案工作貼近現(xiàn)實、貼近社會、服務(wù)大局、服務(wù)轄區(qū)、服務(wù)群眾的重要保證，是黨和政府聯(lián)系居民的紐帶，是踐行黨的群眾路線的具體體現(xiàn)。
一、街道辦檔案管理的基本狀況
一是管理水平低下。街道辦檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。這大大制約了街道辦檔案的科學(xué)管理與有效利用率，無法滿足動態(tài)管理的需要，也無法實現(xiàn)信息共享。二是專業(yè)人才缺乏。要實現(xiàn)檔案信息化，必須要有與之相適應(yīng)的專業(yè)人才，檔案信息化管理人員與計算機、電子軟件、網(wǎng)絡(luò)等打交道，不僅要有熟練的計算機操作技能，和獲取判斷運用信息的能力，還要精通檔案業(yè)務(wù)知識。從目前看，街道辦現(xiàn)有的部分檔案干部知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)水平難以應(yīng)對新形勢的挑戰(zhàn)，極大地制約了縣級檔案部門檔案信息化建設(shè)工作的開展。
二、街道辦檔案信息化的優(yōu)越性
一是方便快捷。無論是在街道建設(shè)中形成的，如衛(wèi)生、計生、環(huán)境和文化建設(shè)等方面的內(nèi)容，還是在街道服務(wù)工作中形成的，如服務(wù)機構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、居民家庭、就業(yè)、培訓(xùn)、救助、家政等方面的文件材料，都可以直接登記進入計算機，形成完整的、準確的街道辦轄區(qū)檔案數(shù)據(jù)庫。原始檔案數(shù)據(jù)進入計算機后，再利用其強大的分類組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制功能來建立完整的街道辦檔案管理系統(tǒng)，完全可以滿足社會的各項要求，凸現(xiàn)快捷、準確、方便、易于操作的效率優(yōu)勢，能夠減少人力、物力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備物盡其用，群眾查閱立等可知，辦件事項不再是期盼和無休止的等待。實踐證明，街道辦檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化運行，既提高了城市管理的檔次，又為創(chuàng)建和諧社會提供了服務(wù)保障，給社會經(jīng)濟發(fā)展帶來了看得見，摸得著的效益和優(yōu)越性。二是標準規(guī)范。制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)檔案信息化，應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標準、規(guī)范和法規(guī)及數(shù)據(jù)交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政、互不兼容、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。三是安全可靠。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。為充分保證檔案信息的安全性，應(yīng)采取物理安全策略；訪問控制策略；信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等，以確保系統(tǒng)的安全順利運行。
三、提高街道辦檔案信息化管理水平的有效途徑
一是立足管理手段現(xiàn)代化。應(yīng)把檔案信息化建設(shè)的各項工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。檔案信息化建設(shè)是一盤棋，要統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)分析，有計劃、有步驟地把檔案信息化的各項工作做好。搞好工作規(guī)范，確保檔案信息化的各項工作按照國家相關(guān)標準、規(guī)范有序推進，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長期可讀、便于共享。二是做好檔案編研工作。從了解的情況看，縣級街道辦檔案管理幾乎沒有編研機構(gòu)，這就難以提高信息化建設(shè)水平。街道辦檔案工作必須按照編研工作的原則要求，以需求為核心，以服務(wù)為主體，不斷地、及時地對檔案史料進行選材、鑒別、考證、加工、整理。要根據(jù)不同的編研內(nèi)容，把分散的資料，按照利用規(guī)律有機地編制起來，以利于檔案資源的開發(fā)利用。比如轄區(qū)內(nèi)的名勝古跡、市街名稱、名人故居等歷史沿革都具有歷史的考查作用，都可以為社會經(jīng)濟建設(shè)提供決策參考。三是加強管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。四是要建立一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊伍。人才是網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟時代的第一資源和首要依托。街道辦檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。實現(xiàn)街道辦檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，是專業(yè)人才建設(shè)。因此，各級領(lǐng)導(dǎo)要足夠重視建設(shè)一支精通街道辦管理且熟悉計算機基礎(chǔ)知識的專業(yè)隊伍。為現(xiàn)職工作人員創(chuàng)造條件鼓勵他們崗位成才。
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