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怎樣做有效的管理溝通
隨著人類社會(huì)的發(fā)展，產(chǎn)生了群體活動(dòng)和行為，從而產(chǎn)生了管理活動(dòng)或管理行為，而在一個(gè)群體中，要使每一個(gè)群體成員能夠在共同的目標(biāo)下，協(xié)調(diào)一致地努力工作，就絕對(duì)離不開(kāi)溝通。溝通，是人類活動(dòng)和管理行為中最重要的職責(zé)之一。因此，組織成員之間良好有效溝通是任何管理藝術(shù)的精髓。那么，管理溝通與企業(yè)文化究竟有什么關(guān)系，它們之間的區(qū)別何在，這也是需要澄清的問(wèn)題。關(guān)注的重點(diǎn)解決關(guān)鍵問(wèn)題企業(yè)文化精神信仰，思維方式和思想內(nèi)容解決意識(shí)體系問(wèn)題管理溝通信息的傳播、傳播方式和傳播的效果解決傳達(dá)通暢性和效果問(wèn)題。
不重視溝通，這是企業(yè)管理人員經(jīng)常犯的一個(gè)錯(cuò)誤，尤其是在中國(guó)企業(yè)中。企業(yè)管理人員，之所以犯這個(gè)錯(cuò)誤，是因?yàn)樗麄兪苋寮椅幕牡燃?jí)觀念影響太深，認(rèn)為管理者與被管理者之間不能有太多的平等，沒(méi)有必要告之被管理者做事的理由。“民可使由之，不可使知之。”片面強(qiáng)調(diào)被管理者應(yīng)無(wú)條件地服從，“理解的執(zhí)行，不理解的也必須執(zhí)行”。從而認(rèn)為除了告之對(duì)方做什么、做到什么程度之外，再告之其它相關(guān)信息都是多余的。更不用說(shuō)就對(duì)方的態(tài)度、情感，通過(guò)溝通達(dá)成理解和認(rèn)同。
沒(méi)有充分有效的溝通，下屬員工，不知道做事的意義，也不明白做事的價(jià)值，因而做事的積極性也就不可能高，創(chuàng)造性也就無(wú)法發(fā)揮出來(lái)。不知道為什么要做這個(gè)事，所以他也就不敢在做事的方式上進(jìn)行創(chuàng)新，做事墨守陳規(guī)，按習(xí)慣行事，必然效益低下。
相反，如果有比較充分而有效的溝通，在讓下屬員工明了他所作的工作的目標(biāo)和意義、價(jià)值后，會(huì)倍增他們的工作熱情和主動(dòng)性。人們經(jīng)常用三個(gè)石匠打石頭的故事說(shuō)明，工作意義和價(jià)值本身對(duì)工作者的熱情和成效的影響。一個(gè)石匠，只是為了打石頭而打石頭，看不到自己工作的意義，因而感到打石頭工作苦不堪言，整天愁眉苦臉，疲憊萬(wàn)分;相反，另一個(gè)石匠，知道所打的石頭是要用到一個(gè)大教堂的建筑上去的，不僅沒(méi)有感到勞苦，而且一直保持著充沛的精力和高昂熱情。他為自己能參與這樣一個(gè)千秋工程而自豪。
一個(gè)希望有所作為的管理人員，如果明了溝通與管理的關(guān)系，也就絕不會(huì)輕視管理溝通工作。
具體說(shuō)管理溝通有三大作用：
·它是保證下屬員工做好工作的前提。只有通過(guò)溝通讓下屬員工明白了他的工作目標(biāo)要求、所要承擔(dān)的責(zé)任、完成工作后的個(gè)人利益之后，才能確知做什么、做到什么程度，自己選擇什么態(tài)度去做。
·它是啟發(fā)下屬員工工作熱情和積極性的一個(gè)重要方式。主管與下屬經(jīng)常就下屬所承擔(dān)的工作，以及他的工作與整個(gè)企業(yè)發(fā)展的聯(lián)系進(jìn)行溝通，下屬員工就會(huì)受到鼓舞，就會(huì)使他感覺(jué)到自己受到的尊重和他工作本身的價(jià)值。這也就直接給下屬帶來(lái)了自我價(jià)值的滿足，他們的工作熱情和積極性就會(huì)自然而然地得到提升。
·它是下屬員工做好工作的一個(gè)保障。只有通過(guò)溝通，主管才能準(zhǔn)確、及時(shí)地把握下屬員工的工作進(jìn)展、工作難題，并及時(shí)為下屬工作中的難題的解決提供支持和幫助。這可有助于他的工作按照要求，及時(shí)、高質(zhì)量地完成，進(jìn)而保證整個(gè)單位、部門，乃至整個(gè)企業(yè)的工作協(xié)調(diào)進(jìn)行。
正是從這個(gè)意義上講，有效的溝通是提高企業(yè)組織運(yùn)行效益的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。實(shí)現(xiàn)管理溝通規(guī)范化，也就是通過(guò)把一種高效、科學(xué)的溝通技巧和方法作為一種管理人員的具體管理行為規(guī)范確立下來(lái)，讓每個(gè)管理人員都遵照?qǐng)?zhí)行。
那么怎樣才能做到有效溝通呢?
首先溝通的方式?jīng)Q定了溝通的結(jié)果
這里有一個(gè)故事，靈隱寺里的兩個(gè)和尚想在早上放風(fēng)休息時(shí)間(靜心時(shí)間)抽根煙，但寺里是禁止抽煙的，兩人商量后決定向師傅申請(qǐng)批準(zhǔn)，一個(gè)和尚進(jìn)去后灰頭土臉的出來(lái)了，另一個(gè)和尚進(jìn)去出來(lái)后就取出香煙愜意的抽上了，他的同伴很納悶，就問(wèn)：“師傅同意了?”，這個(gè)和尚反問(wèn)到：“你進(jìn)去是怎么說(shuō)的?”，和尚說(shuō)：“我就問(wèn)，師傅，在靜心的時(shí)候可不可以抽煙?結(jié)果被師傅罵了一頓。”“我進(jìn)去后是這么問(wèn)的，師傅，抽煙的時(shí)候可不可以靜心?師傅說(shuō)當(dāng)然可以了。”同一件事，溝通的方式不一樣，結(jié)果就截然不同。溝通無(wú)時(shí)不在，溝通無(wú)處不在，我們是否應(yīng)該反思一下，我們?nèi)粘５母鞣N溝通的方式、溝通的習(xí)慣是否符合建設(shè)性溝通的原則，是否能夠達(dá)到預(yù)期的溝通效果呢?很多事情做不成，不是事情本身有問(wèn)題，而是溝通的方式出了問(wèn)題。
其次自我溝通，敢于承認(rèn)自己是問(wèn)題所在
許多企業(yè)都存在這樣的現(xiàn)象，開(kāi)會(huì)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)提個(gè)問(wèn)題，下面很少有人會(huì)主動(dòng)回答;而原本同事間對(duì)某件事情正在熱烈的討論，只要領(lǐng)導(dǎo)一出現(xiàn)，馬上都安靜下來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)一走就又議論紛紛，所有很多領(lǐng)導(dǎo)也很煩惱：下屬怎么不理我?當(dāng)然下屬也有下屬的困惑：領(lǐng)導(dǎo)怎么不理我?那么問(wèn)題究竟是在上級(jí)身上還是在下屬身上呢。魏江教授通過(guò)援引身邊的幾個(gè)小例子讓我們豁然開(kāi)朗：關(guān)鍵在于自我溝通，要敢于承認(rèn)自己是問(wèn)題的所在。下屬為什么不愿意與上級(jí)溝通，是因?yàn)闇贤ǖ臅r(shí)間、地點(diǎn)、思維、方式等存在問(wèn)題，越是溝通雙方越難受，這樣的情況下多溝通還不如不溝通。因此，領(lǐng)導(dǎo)在與下屬溝通時(shí)要注意一些細(xì)節(jié)，這些細(xì)節(jié)反映出了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)溝通的一些理念。如，溝通時(shí)是否可以不接電話;雙方的座位是否可以更平等一些;更加真實(shí)的把自己的想法與下屬交流等。
再次，溝通理念：轉(zhuǎn)變心智模式最重要
溝通技能的提升，提升溝通中外在的可塑造的方式方法，根本上是要改變自己的價(jià)值觀，轉(zhuǎn)變自己的心智模式。我們知道，行為是由知識(shí)決定的，知識(shí)是由獲取知識(shí)的方式方法決定的，而獲取知識(shí)的方法是由態(tài)度、價(jià)值觀決定的，最后都是由人的心智模式?jīng)Q定的。比如，領(lǐng)導(dǎo)與下屬在交流過(guò)程中電話接不接的問(wèn)題，靠強(qiáng)迫是沒(méi)有用的，要讓他轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到電話一接是自己的某種陋習(xí)在起作用，是一個(gè)人的素質(zhì)問(wèn)題，這樣才會(huì)自覺(jué)的處理好這個(gè)問(wèn)題。再比如，下屬?zèng)]有把事情辦好，領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到根子在上面，這就是心智模式。做一個(gè)優(yōu)秀的管理者，就要從心智模式層面去梳理溝通的價(jià)值和意義，這樣才能取得良好的效果。人都是有感情的，溝通是最有效的激勵(lì)方式。各級(jí)管理人員若都能與員工平等的做在沙發(fā)上，手機(jī)響了也不接，誠(chéng)心的談個(gè)十五分鐘，做一個(gè)愿景設(shè)計(jì)者、一名激勵(lì)者，員工會(huì)感激一輩子。而現(xiàn)實(shí)中，我們很少這么去做，真的是因?yàn)槊�，不是的，是因�(yàn)槔砟顔?wèn)題，心智模式問(wèn)題。溝通能夠創(chuàng)造舒適的人際關(guān)系，溝通能夠讓我們?nèi)ネ诰蚬ぷ鞯囊饬x和快樂(lè)，因此轉(zhuǎn)變我們的心智模式，是提升溝通水平和溝通效果的最重要的一個(gè)任務(wù)。
最重要的溝通策略就是換位思考
組織內(nèi)部的人員往往具有不同的背景、價(jià)值觀，會(huì)發(fā)生各種各樣的沖突。人們對(duì)于信息也會(huì)基于以下原因進(jìn)行加工和選擇，一是該信息對(duì)我沒(méi)有壞處或有好處，二是改造成上面喜歡聽(tīng)的。因此，內(nèi)部的信息經(jīng)過(guò)一層層的傳遞就變了味，這就是組織內(nèi)部溝通的障礙和風(fēng)險(xiǎn)。解決的方法就是要站在對(duì)方的角度來(lái)思考，即“換位思考”，要主動(dòng)去思考對(duì)方的思想、觀點(diǎn)、情感、態(tài)度，也就是他是怎樣來(lái)思考這個(gè)問(wèn)題的。我們要讓換位思考滲透到溝通的具體策略中，即在信息的組織安排中去換位;在對(duì)自己的自我定位中去換位;要考慮怎樣去照顧對(duì)方的情感。
基于客觀信息的策略要考慮信息的完全性和具體性。完全性就是溝通者傳遞信息和受眾接受信息相等，因此要識(shí)別對(duì)方與自身在背景、觀點(diǎn)、態(tài)度、地位、經(jīng)歷等方面的差距。具體性就是要運(yùn)用具體、明確、活潑、生動(dòng)的溝通語(yǔ)言而不是含糊乏味的語(yǔ)言。
基于主體定位的策略要考慮到誠(chéng)信倫理和積極傾聽(tīng)等要素。真誠(chéng)與信譽(yù)是最有效的建設(shè)性溝通武器，誠(chéng)信是領(lǐng)導(dǎo)者的品格，誠(chéng)信是領(lǐng)導(dǎo)力的源泉。積極傾聽(tīng)就要做到認(rèn)知雙向溝通重要性，要從肯定對(duì)方立場(chǎng)傾聽(tīng)，要克服先驗(yàn)意識(shí)和心智模式，要給對(duì)方以及時(shí)適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)。
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