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做秘書(shū)的注意事項(xiàng)
文秘是指經(jīng)過(guò)學(xué)習(xí)，掌握公關(guān)與文秘專(zhuān)業(yè)的基本理論與基本知識(shí)，熟悉現(xiàn)代文書(shū)學(xué)、秘書(shū)學(xué)的原理和方法、具有較強(qiáng)的寫(xiě)作能力、能熟練地從事文書(shū)、秘書(shū)事務(wù)工作，能進(jìn)行文章寫(xiě)作、文學(xué)編輯和新聞寫(xiě)作、有較強(qiáng)的公關(guān)能力、并從事信息宣傳、文秘服務(wù)、日常辦公管理及公共關(guān)系等工作的人才。以下是小編整理的做秘書(shū)的注意事項(xiàng)，歡迎大家分享。
做秘書(shū)的注意事項(xiàng)
一、要在領(lǐng)導(dǎo)的視線范圍內(nèi)，不要讓領(lǐng)導(dǎo)在需要時(shí)看不到秘書(shū)。注意觀察領(lǐng)導(dǎo)的眼神、手勢(shì)地，在大場(chǎng)合要反應(yīng)靈敏，行動(dòng)迅捷。
二、落落大方，不卑不亢，可以點(diǎn)頭，不要哈腰。做到熱情有度，穩(wěn)健為本。太過(guò)于熱情，有時(shí)會(huì)損害領(lǐng)導(dǎo)形象。
三、要掌握分寸。如領(lǐng)導(dǎo)上主席臺(tái)不需要攙扶，否則別人以為領(lǐng)導(dǎo)身體不好或者太年邁、給本校領(lǐng)導(dǎo)特別是自己人開(kāi)車(chē)門(mén)不需要用手遮擋，遞茶送水經(jīng)先賓后主。
四、要做到心中有數(shù)。比如跟誰(shuí)做什么事情，對(duì)象是什么，程序是什么，內(nèi)容是什么，不能一問(wèn)三不知，適當(dāng)?shù)牡胤揭o領(lǐng)導(dǎo)提個(gè)醒。比如領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿件等有關(guān)材料要隨時(shí)準(zhǔn)備一份，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的位置要事先了解情況。
五、要注重儀表，大方得體。
不好的秘書(shū)的表現(xiàn)：
一、喧賓奪主，愛(ài)插話;
二、勉強(qiáng)安排領(lǐng)導(dǎo)：比如搶著幫助領(lǐng)導(dǎo)拎包;安排座位;
三、熱情過(guò)度;愛(ài)跟領(lǐng)導(dǎo)爭(zhēng)論，以顯學(xué)識(shí);
四、愛(ài)自作主張;
五、不了解情況，不積極主動(dòng)，被動(dòng)應(yīng)付;
六、領(lǐng)導(dǎo)交待事情忘了，辦完的事情不反饋，沒(méi)交待的事情反而自作主張給辦了;
七、報(bào)喜不報(bào)憂;
八、評(píng)論領(lǐng)導(dǎo);
九、口風(fēng)不嚴(yán);
十、窺視心理強(qiáng);
十一、有太強(qiáng)烈的優(yōu)越感和神秘感。
陪同領(lǐng)導(dǎo)注意事項(xiàng)
一、陪同領(lǐng)導(dǎo)外出注意事項(xiàng)
1、與領(lǐng)導(dǎo)充分溝通，了解出差目的、必備物品、外出工作內(nèi)容和需要接見(jiàn)的對(duì)象，并根據(jù)工作內(nèi)容和接見(jiàn)對(duì)象準(zhǔn)備相關(guān)的文件、資料和禮品，攜帶的證件、甚至相機(jī)等等，安排好領(lǐng)導(dǎo)的行程。
2、如果是開(kāi)會(huì)，就應(yīng)準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)需要的資料，自己應(yīng)先學(xué)習(xí)有關(guān)會(huì)議的內(nèi)容。以便能在開(kāi)會(huì)時(shí)做好會(huì)議的記錄。
3、如果是走訪或談判，就應(yīng)當(dāng)先做好對(duì)走訪或談判對(duì)象的一些調(diào)查和了解。
4、了解本次外出活動(dòng)的任務(wù)、目的及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)一些重要問(wèn)題的基本看法，以便按領(lǐng)導(dǎo)意圖及時(shí)提供服務(wù)，避免因不解其意而手足無(wú)措甚至幫倒忙的情況發(fā)生。
5、與所去之地的有關(guān)單位事先聯(lián)系，提供前往人員名單(包括姓名、性別、民族、職務(wù)等)，說(shuō)明此行目的和行程計(jì)劃等。
6、如果自己開(kāi)車(chē)，則要提前通知司機(jī)準(zhǔn)備好車(chē)輛，帶好差旅費(fèi)用、換洗衣物及常用藥品等。
7、時(shí)間觀念要強(qiáng)。隨員在征求領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)后，要與司機(jī)等隨行人員約定好出發(fā)時(shí)間及行車(chē)路線;外出中的所有活動(dòng)，隨員都要提前做好準(zhǔn)備，按時(shí)召集其他隨行人員等候領(lǐng)導(dǎo)，不能讓領(lǐng)導(dǎo)等其他人。
8、要保持通訊聯(lián)系。在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí)，一定要與領(lǐng)導(dǎo)及同行人員時(shí)刻保持聯(lián)系。因?yàn)樵谕獬龌顒?dòng)中，情況隨時(shí)都可能發(fā)生變化。因此，隨員哪怕是短時(shí)間的單獨(dú)行動(dòng)也要與領(lǐng)導(dǎo)及同行人員保持聯(lián)絡(luò)的暢通。
9、入住賓館后，要讓同行者之間互相知曉對(duì)方所住的房間，要及時(shí)將同行者所住房號(hào)、內(nèi)部電話撥法提供給領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)聯(lián)絡(luò)。
二、陪同領(lǐng)導(dǎo)外出應(yīng)注意的禮儀
1、乘車(chē)行走
(1)陪同領(lǐng)導(dǎo)行走時(shí)，隨員應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)后側(cè)半步位置跟從。(2)讓領(lǐng)導(dǎo)和客人先上車(chē)，自己后上。
(3)要主動(dòng)打開(kāi)車(chē)門(mén)，并以手示意，待領(lǐng)導(dǎo)和客人坐穩(wěn)后再關(guān)門(mén)。一般車(chē)的右門(mén)為上、為先、為尊，所以應(yīng)先開(kāi)右門(mén)，關(guān)門(mén)時(shí)切忌用力過(guò)猛。
(4)注意乘車(chē)座位。一般是右為上，左為下。如果領(lǐng)導(dǎo)有坐副駕駛的習(xí)慣則另當(dāng)別論。在到達(dá)目的地后，隨員要提前下車(chē)為領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)啟車(chē)門(mén)。陪同客人時(shí)，要坐在客人的左邊。
(5)乘電梯應(yīng)遵循“先出后入”的規(guī)則，陪同領(lǐng)導(dǎo)乘坐電梯，若無(wú)人操作，隨行者應(yīng)先進(jìn)后出，一邊操縱電梯，若有人操作，隨行者應(yīng)后進(jìn)先出。
2、見(jiàn)面介紹、握手、交換名片
(1)如果走訪客戶，應(yīng)先把客戶介紹給領(lǐng)導(dǎo)，如果對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)是女士，則應(yīng)先把領(lǐng)導(dǎo)介紹給對(duì)方。
(2)如果拜訪，如果對(duì)方身份較高，應(yīng)先把領(lǐng)導(dǎo)介紹給對(duì)方。
(3)和對(duì)方的距離合適時(shí)才可伸出手。
(4)握手的力度要適宜，不可太緊，也不可顯得太隨意。
(5)握手時(shí)雙眼要正視對(duì)方，面露笑容。
(6)男士與女士握手時(shí)，要待女士伸出手后方可伸手，握手時(shí)間不要過(guò)長(zhǎng)。
(7)與對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)握手，以其職位由高到低為序。
(8)交換名片時(shí)要雙手接遞，并說(shuō)謝謝。接到對(duì)方名片時(shí)，不要立即收起，要先觀看，以示尊重。
3、就坐
(1)參加會(huì)議時(shí)，除大型會(huì)議按桌牌就座外，一般要選擇既非主要位置有別于與被陪同領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)絡(luò)的位置就座;如果是圓桌會(huì)議，是坐在桌前還是后排，則視與會(huì)人員的具體情況而定。
(2)就餐時(shí)，要分清主位、客位，把客位中主要位置讓給領(lǐng)導(dǎo)，且要等雙方主要領(lǐng)導(dǎo)就座后再入座;要注意安排好司機(jī)等通行的其他人員，因?yàn)榻哟讲豢赡苷J(rèn)識(shí)所有來(lái)客。容易造成遺漏。
(3)會(huì)見(jiàn)時(shí)，主賓、主人席安排在面對(duì)正門(mén)位置，領(lǐng)導(dǎo)如果作為主賓座位應(yīng)在主人右側(cè)，隨行人員則按職務(wù)高低在領(lǐng)導(dǎo)一側(cè)就座。主方的陪見(jiàn)人在主人左側(cè)按職務(wù)高低就座。
(4)會(huì)談時(shí)，雙邊會(huì)談常用長(zhǎng)方形或橢圓形桌子，賓主相對(duì)而坐，以正門(mén)為準(zhǔn)，主人在背門(mén)一側(cè)，領(lǐng)導(dǎo)如果作為主賓應(yīng)面向正門(mén)居中。如會(huì)談桌一端向正門(mén)，則以入門(mén)的方向?yàn)闇?zhǔn)，右為客方，左為主方。多邊會(huì)談，座位則按主辦方安排座位就坐。
4、言談要得當(dāng)
(1)商務(wù)活動(dòng)要講普通話，聲音自然、清晰，音量、語(yǔ)速適中。
(2)語(yǔ)言文明，不講粗話。使用“您好、請(qǐng)稍候、麻煩您、抱歉、對(duì)不起、沒(méi)關(guān)系、謝謝、再見(jiàn)”等禮貌用語(yǔ)。
(3)在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí)，說(shuō)話非常重要，什么時(shí)候該說(shuō)，什么時(shí)候不該說(shuō)，該說(shuō)時(shí)怎么說(shuō)都有講究。不該說(shuō)時(shí)說(shuō)了會(huì)失禮，該說(shuō)時(shí)不說(shuō)會(huì)誤事。
(4)當(dāng)客戶對(duì)本單位、具體情況詢(xún)問(wèn)時(shí)要及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好助手，作出補(bǔ)充，不能越俎代皰。
(5)在領(lǐng)導(dǎo)與客戶談話時(shí)，可以根據(jù)具體情況插話，但一點(diǎn)要恰到好處，言之有物，大方得體。
5、與領(lǐng)導(dǎo)的配合
(1)如果客戶與領(lǐng)導(dǎo)是有直接的關(guān)系。作為隨從應(yīng)該站在輔助的地位，和客戶初次見(jiàn)面時(shí)應(yīng)該親切地寒暄，并且作適當(dāng)?shù)淖晕医榻B，第一次就要給對(duì)方留下一個(gè)印象。在整個(gè)談話過(guò)程中，要不卑不亢，給人以良好的感覺(jué)。當(dāng)客戶和領(lǐng)導(dǎo)談話時(shí)，應(yīng)該細(xì)心地傾聽(tīng)。如果對(duì)方有問(wèn)題問(wèn)你，需要直接或間接地征詢(xún)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，然后給對(duì)方以滿意的回答。談判過(guò)程中，如果領(lǐng)導(dǎo)和客戶在某個(gè)方面爭(zhēng)論得比較激烈，要適時(shí)地從中打圓場(chǎng)。在商談結(jié)束時(shí)，無(wú)論成交還是不成交，都不要被當(dāng)時(shí)的氣氛所影響，應(yīng)盡賓主之儀，親切地道別，不要讓對(duì)方有這樣的評(píng)價(jià)：“這個(gè)公司的人怎么一點(diǎn)禮貌都不懂�！被蚴牵骸斑@個(gè)公司領(lǐng)導(dǎo)還不錯(cuò)，可用人不太精明，怎么選了這么不懂禮貌的隨從�！�
(2)如果是請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)訪問(wèn)自己所熟悉的客戶。首先注意不要“越位”，應(yīng)該將自己立于領(lǐng)導(dǎo)和客戶之間的中間人立場(chǎng)，使領(lǐng)導(dǎo)有許多講話的機(jī)會(huì)。在領(lǐng)導(dǎo)與客戶商談時(shí)，應(yīng)該注意領(lǐng)導(dǎo)的談判技巧和應(yīng)對(duì)方式，并且要充分掌握氣氛。氣氛過(guò)“熱”時(shí)，適當(dāng)?shù)亍敖禍亍?氣氛過(guò)“冷”時(shí)，不時(shí)地“加溫”，解除尷尬，不失為中間人的身份。商談最終是為了本公司的利益。因此，不要太顯露地為本公司出力。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)談判時(shí)進(jìn)一步向?qū)Ψ教釂?wèn)時(shí)，可以若無(wú)其事地推動(dòng);當(dāng)認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)談判的內(nèi)容不當(dāng)或有必要進(jìn)行更正時(shí)，應(yīng)該很在默契地助領(lǐng)導(dǎo)一臂之力。在陪同領(lǐng)導(dǎo)訪問(wèn)客戶時(shí)，配合他們，尊重他們，不僅能增進(jìn)上下級(jí)的關(guān)系，在客戶眼中看來(lái)，則是認(rèn)為你是一個(gè)應(yīng)對(duì)得體的好“幕僚”，從而提高公司的信譽(yù)。
(3)陪同領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研時(shí)，應(yīng)對(duì)所調(diào)研的課題有所了解和思考，在領(lǐng)導(dǎo)發(fā)問(wèn)后對(duì)不清楚的地方一定要問(wèn)清楚、弄明白、記準(zhǔn)確。
(4)陪同領(lǐng)導(dǎo)赴宴時(shí)，要把握好說(shuō)話的時(shí)機(jī)和分寸，不能搶話說(shuō)、隨意說(shuō)，既不能無(wú)原則地、過(guò)分的恭維主客雙方的領(lǐng)導(dǎo)，也不能目無(wú)領(lǐng)導(dǎo)、唯我獨(dú)尊。
6、舉止得體
(1)隨員的舉手投足都應(yīng)與自己的身份、所處場(chǎng)合相協(xié)調(diào)。在外活動(dòng)時(shí)應(yīng)坐有坐相、站有站相、走有走相。
(2)如果是開(kāi)會(huì)，在進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)應(yīng)主動(dòng)把手機(jī)調(diào)到振動(dòng)檔位，無(wú)論是參加會(huì)議還是隨領(lǐng)導(dǎo)小范圍談話，接電話時(shí)都要離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)。
(3)隨領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議或作講話時(shí)，如無(wú)極特殊情況一般不能打攪領(lǐng)導(dǎo);如確需及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)要盡量壓低聲音，減少影響面和影響程度。
7、衣著、發(fā)式等儀表儀容
(1)著裝應(yīng)整齊潔凈，衣冠端正，莊重大方。
a. 男士不能穿背心、短褲、拖鞋，不能戴戒指;重要的商務(wù)活動(dòng)要穿西服、打領(lǐng)帶或穿其他正裝;著裝時(shí)要扣好鈕扣，不得敞開(kāi)外衣，卷起褲腳、衣袖，領(lǐng)帶須系正，皮鞋要光亮。
b. 女士要穿職業(yè)套裝，鞋跟高低適中，襪口不得露在裙角或褲角之外。
(2)從事商務(wù)活動(dòng)前，隨行人員必須整理一次儀表，包括著裝、儀容。
(3)與人交往熱情、友好，不卑不亢。在公眾場(chǎng)合應(yīng)避免雙手叉腰、交叉胸前、插入衣褲兜內(nèi)。撓頭、抓癢、挖、摳鼻孔;避免哼唱歌曲、吹口哨、跺腳、說(shuō)笑、喧嘩; 隨地吐痰、亂丟雜物;避免面對(duì)人咳嗽、打噴嚏等不良舉止。
(4)在禁止吸煙場(chǎng)所不吸煙。在外單位吸煙時(shí)，必須先征求主人同意。
8、適時(shí)“進(jìn)”與“退”
(1)在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出參加會(huì)議、會(huì)談時(shí)，要確定自己是否應(yīng)該在場(chǎng)，如不需參加時(shí)，則應(yīng)要弄清自己應(yīng)在駐地還是在場(chǎng)外等候。
(2)如屬領(lǐng)導(dǎo)的小范圍談話，要根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)作出判斷自己是否需要回避。一般來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)后或賓館住地等的小范圍談話，特別是遇到老朋友、老同學(xué)時(shí)，可能要說(shuō)一些不宜公開(kāi)的話和知心話，這時(shí)隨員者就應(yīng)該禮貌的為領(lǐng)導(dǎo)沏上茶水，作一些簡(jiǎn)單的服務(wù)性工作后適時(shí)退出。有時(shí)本來(lái)是研究探討某個(gè)問(wèn)題，自己應(yīng)當(dāng)在場(chǎng)，但當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)們說(shuō)起一個(gè)自己不應(yīng)了解的話題時(shí)，也應(yīng)有意識(shí)的退出一會(huì)兒，估計(jì)此話題已說(shuō)完再返回。
9、守口如瓶在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出期間，領(lǐng)導(dǎo)與隨行者之間談?wù)摰脑掝}和與其他人員之間談話的內(nèi)容，除領(lǐng)導(dǎo)明確表示讓自己傳達(dá)的之外，其它內(nèi)容決不可隨意透露，即使是餐桌上領(lǐng)導(dǎo)的玩笑話也不應(yīng)隨便向外人提及。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)所說(shuō)的每一句話都是在某一特定環(huán)境下說(shuō)的。離開(kāi)了這個(gè)前提，就可能產(chǎn)生歧義，如果再傳就會(huì)走樣，給工作帶來(lái)影響。
10、會(huì)見(jiàn)和會(huì)談
(1)作為隨員應(yīng)在會(huì)談與會(huì)見(jiàn)前要做好充分的準(zhǔn)備工作。要掌握會(huì)談人姓名、職務(wù)、會(huì)談時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)談順序安排及有關(guān)事項(xiàng)。
(2)如對(duì)方到領(lǐng)導(dǎo)下榻處拜訪，則應(yīng)以主人身份安排對(duì)方作為客人就座。
(3)領(lǐng)導(dǎo)與對(duì)方會(huì)見(jiàn)(會(huì)談)結(jié)束后，隨員應(yīng)陪同領(lǐng)導(dǎo)送對(duì)方至車(chē)前或門(mén)口握別。
11、宴請(qǐng)客人
(1)根據(jù)宴請(qǐng)的性質(zhì)、目的、主賓的身份確定宴請(qǐng)規(guī)格、范圍、時(shí)間、地點(diǎn)。
(2)宴席前賓客到達(dá)時(shí)，隨員應(yīng)陪同領(lǐng)導(dǎo)到門(mén)口迎接。
(3)按先女賓后男賓、先主賓后一般來(lái)賓的順序，引賓客進(jìn)入餐廳。
(4)宴請(qǐng)要考慮主賓的飲食習(xí)慣、民族、地區(qū)、身體狀況及其他特殊要求。
(5)桌次的高低以離主桌位置的遠(yuǎn)近而定，右高、左低、近高、遠(yuǎn)低。
(6)同一餐桌上席位的高低，以離主人的遠(yuǎn)近而定。
(7)通常對(duì)門(mén)口或居中的桌是主桌，主桌對(duì)門(mén)口或居中的位置是主人位置。
(8)一般情況下，第一主人的右邊是第一主賓。
(9)宴席中，以領(lǐng)導(dǎo)與第一主賓交談為主，隨員不要主動(dòng)提話題，不要隨便插斷領(lǐng)導(dǎo)與第一主賓的交談。
(10)宴會(huì)中要文明敬酒、理智飲酒，正式場(chǎng)合只喝本人酒量的1/3。文明進(jìn)餐，不發(fā)出不雅聲響。
(11)用餐時(shí)不要趴在桌子上，不要大聲喧嘩。
(12)吃中餐時(shí)不整理菜肴，不劃拳，吃過(guò)魚(yú)、雞的骨頭放在盤(pán)子外側(cè)。
(13)為別人夾菜要使用公筷。
(14)使用牙簽時(shí)，要用左手遮住口部。
做秘書(shū)要點(diǎn)
一、命令或指示要經(jīng)過(guò)確認(rèn)
任何工作都是從接受指示展開(kāi)第一步，假如連這個(gè)階段都處理不好，就不能期望有良好的工作表現(xiàn)。這就要求秘書(shū)聆聽(tīng)上司指示工作的時(shí)候，有幾點(diǎn)必須留意：
1、表現(xiàn)士氣高昂的態(tài)度。在接受一項(xiàng)任務(wù)時(shí)抱著可有可無(wú)的態(tài)度，往往會(huì)使該過(guò)程流于公式化。相反地，若能表現(xiàn)出積極熱烈的反應(yīng)，相信上司講解起來(lái)也會(huì)格外賣(mài)力。
2、自始至終專(zhuān)心聆聽(tīng)。不要中途打斷或搶先回答上司的說(shuō)明。即使心中懷有任何疑問(wèn)，也必須等他全部說(shuō)完后再提出。
3、不明白這處務(wù)必問(wèn)清楚。有些事情上司以為你已經(jīng)知道而省略不提，結(jié)果問(wèn)題往往就出在這里。因此，假如發(fā)現(xiàn)任何不明白的疑點(diǎn)，都應(yīng)該鼓起勇氣問(wèn)到清楚為止。
4、確認(rèn)內(nèi)容。囫圇吞棗似地接受命令或指示是最冒險(xiǎn)的行為，有時(shí)甚至等到完成后提出報(bào)告時(shí)，才發(fā)現(xiàn)自己徹尾完全搞錯(cuò)。所以無(wú)論如何必須養(yǎng)成習(xí)慣，在上司說(shuō)完后確認(rèn)其內(nèi)容與各項(xiàng)重點(diǎn)。
二、不要忘了上司所交等的事情
有時(shí)候工作一忙，往往把上司交待處理的某件工作忘得一干二凈。此時(shí)，除了規(guī)規(guī)矩矩向上司道歉外，別無(wú)選擇。若因?yàn)橐粫r(shí)提不起勇氣認(rèn)錯(cuò)而置之不理，反而會(huì)使事情更加惡化。
道歉時(shí)，若臉上掛著虛假的笑臉，或強(qiáng)詞奪理地尋找各種借口，也會(huì)使對(duì)方更加惱火，倒不如干脆以謙虛的態(tài)度，坦白這是因?yàn)樽约阂粫r(shí)不慎而犯下的過(guò)錯(cuò)。
但是這種情形只許一次，下不為例，假如三番兩次地重蹈覆轍，那么管你如何賠禮，也難以換回上司對(duì)你的評(píng)價(jià)。
三、辦公室拒絕閑聊
漫無(wú)邊際的閑聊，影響工作和學(xué)習(xí)�，F(xiàn)介紹四種表白無(wú)暇閑聊的婉轉(zhuǎn)方法：
1、啟示法。在自己工作場(chǎng)所的醒目處，寫(xiě)上“閑聊不過(guò)三分鐘”或魯迅的名言：“浪費(fèi)自己的時(shí)間，等于慢性自殺;浪費(fèi)別人的時(shí)間，等于謀財(cái)害命�！币源擞浭緛�(lái)客，謝絕閑聊。
2、工作法。當(dāng)發(fā)現(xiàn)聊客朝自己走來(lái)，可立即埋頭工作，或眼睛注視空間，令聊客相信自己正在專(zhuān)心工作，讓其知趣離開(kāi)。
3、冷待法。當(dāng)聊客打開(kāi)話匣子，自己保持冷談，只點(diǎn)頭或搖頭不予搭話，也可作簡(jiǎn)短的回答“是”或“不是”;若聊客仍然口惹懸河，則可起身做些雜務(wù)，令其掃興而去。
4、推遲法。如對(duì)方并未閑聊，或自己喜歡與其交談，但當(dāng)時(shí)確無(wú)時(shí)間接待，可提議推遲在下班后或共同進(jìn)餐時(shí)進(jìn)行交談。
做秘書(shū)交往技巧
秘書(shū)在日常的工作交往當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)注意：
1、正確理解上司的指示，積極主動(dòng)與上司溝通。
秘書(shū)每天都要完成上司布置的很多工作，在上司指示工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)不清楚的細(xì)節(jié)加以確認(rèn)核實(shí)，避免造成溝通上的誤解。有的秘書(shū)不習(xí)慣主動(dòng)與上司進(jìn)行溝通，上司布置任務(wù)之后，秘書(shū)立刻按照自己的理解去行動(dòng)，結(jié)果卻差強(qiáng)人意。例如，有位經(jīng)理對(duì)秘書(shū)說(shuō)：“請(qǐng)把這份文件處理一下”，秘書(shū)二話不說(shuō)就把文件塞進(jìn)了碎紙機(jī)。經(jīng)理大叫起來(lái)：“我是叫你去復(fù)印啊!”其實(shí)，秘書(shū)在粉碎文件之前，完全可以先向經(jīng)理核實(shí)：“您的意思是讓我把它粉碎掉嗎?”
2、忌不懂裝懂、硬著頭皮亂做。
孔子說(shuō)“知之為知之，不知為不知，是智也”。有位秘書(shū)在工作之前從來(lái)沒(méi)有練習(xí)使用過(guò)傳真機(jī)，到了新單位之后上司讓她發(fā)一份傳真，結(jié)果在發(fā)的時(shí)候?qū)髡嫖募欧戳耍o客戶發(fā)了好幾次，發(fā)過(guò)去的都是白紙，導(dǎo)致客戶非常生氣，給工作造成了不小的損失。因此，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)注重工作交往禮儀的實(shí)際訓(xùn)練，有不懂的地方，一定要向他人虛心請(qǐng)教，只要自己擺正自己的位置、態(tài)度謙虛有禮，別人一般都會(huì)樂(lè)于指教。
3、正確對(duì)待錯(cuò)誤與批評(píng)。
犯了錯(cuò)誤的時(shí)候，不要怕丟面子，一定要勇于承認(rèn)錯(cuò)誤，并當(dāng)面向他人道歉。遇到批評(píng)時(shí)，不要立刻就鬧情緒或哭哭啼啼，正確的做法是立刻檢點(diǎn)自己，“有則改之無(wú)則加勉”，只有認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)才能真正取得進(jìn)步。
4、關(guān)系好不等于沒(méi)禮貌。
一位受大家喜愛(ài)和歡迎的秘書(shū)，一定是在工作場(chǎng)合懂得尊敬他人的秘書(shū)。有的時(shí)候大家一起工作的時(shí)間長(zhǎng)了，秘書(shū)與同事之間的關(guān)系會(huì)變得很熟悉，這時(shí)候容易犯的錯(cuò)誤就是言行上過(guò)于隨意。例如，有的秘書(shū)與上司熟了，對(duì)上司常常直呼其名，上司一般也不會(huì)介意。但是遇到有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或重要客戶來(lái)的時(shí)候，秘書(shū)仍然對(duì)上司直呼其名，這樣做就會(huì)讓上司非常尷尬，也會(huì)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或客人留下不好的印象。盡管關(guān)系熟，也不能忘記禮貌。工作場(chǎng)合不要隨意和他人稱(chēng)兄道弟或?qū)⑸纤痉Q(chēng)呼為“老大”。與他人勾肩搭背、拍拍打打，都是過(guò)于隨意的做法。
5、不要貪圖小便宜。
秘書(shū)在工作中要做到嚴(yán)格的“公私分明”，不要貪圖小便宜，否則會(huì)導(dǎo)致單位利益和個(gè)人形象受損。例如，不要用單位的電話打私人長(zhǎng)途電話，不要用單位的信紙寫(xiě)私人信件，不要用單位的紙張復(fù)印私人文本等等。與同事之間也要注意“禮尚往來(lái)”，不要隨意向他人借錢(qián)或借錢(qián)給他人，平時(shí)吃工作餐時(shí)，不要隨意讓別人給自己付帳。無(wú)論是對(duì)單位還是對(duì)他人，都不要白吃白喝，貪圖小便宜。
6、在工作交往當(dāng)中與異性相處時(shí)，一定要注意分寸。
在工作中，男性和女性是平等的，不要歧視異性。要尊重異性，絕對(duì)不可對(duì)異性“動(dòng)手動(dòng)腳”或進(jìn)行言語(yǔ)上的騷擾。要盡量避免不必要的身體碰觸，也不要隨意侵犯對(duì)方的私人空間。單獨(dú)寒暄時(shí)，不要涉及兩性之間的話題。不要談?wù)摦愋缘纳眢w或?qū)Ψ诫[私，也不要送貼身物品(如香水、首飾、內(nèi)衣等)給異性同事。
7、盡量避免制造人際矛盾。
與他人溝通時(shí)，盡量采取當(dāng)面溝通的方式。對(duì)人有意見(jiàn)或看法時(shí)，可以當(dāng)面提出、當(dāng)面探討，不要在背后對(duì)他人隨意訴說(shuō)，否則容易將本來(lái)可以擺在桌面上的溝通交流變成“小道消息和謠言滿天飛”，最終最受其害的還是自己，而自己正是那個(gè)“小道消息和謠言的始作俑者”。“好事不出門(mén)，壞事傳千里”，背后可以說(shuō)別人好話，但一定不要在背后說(shuō)別人壞話。
8、要有寬容的心。
秘書(shū)每天可能會(huì)遇到各種各樣的人，當(dāng)遇到自己不喜歡的人時(shí)，不要隨意給對(duì)方貼上“討厭”的標(biāo)簽。要善于發(fā)現(xiàn)對(duì)方優(yōu)點(diǎn)，并向?qū)Ψ降拈L(zhǎng)處學(xué)習(xí)，在內(nèi)心里寬容對(duì)方，學(xué)會(huì)和各種各樣的人融洽相處。
9、常常感謝他人。
得到他人的幫助，哪怕對(duì)方僅僅是給自己倒了一杯水，也要認(rèn)真地說(shuō)一聲“謝謝”。懂得感恩的人，會(huì)讓他人感到助人的價(jià)值，并且樂(lè)于付出。
10、謹(jǐn)言慎行。
秘書(shū)在工作場(chǎng)所一定要言行謹(jǐn)慎。單位的休息室、洗手間是可以放松的場(chǎng)所，但同時(shí)也是單位的公共場(chǎng)所。在這些地方，常常會(huì)有其他部門(mén)的人或單位以外的人，因此，不要以為在這里可以放松的隨意說(shuō)笑或議論他人。如果被議論的人恰巧在你看不到的地方聽(tīng)到了你的言語(yǔ)，很可能會(huì)對(duì)單位的人際關(guān)系造成看不見(jiàn)的影響，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)造成不可挽回的損失。同樣道理，在單位的電梯或走廊里，也不要隨便“發(fā)言”。在會(huì)議中或會(huì)見(jiàn)客人等正式的場(chǎng)合中，更要注意謹(jǐn)言慎行，不要給他人留下魯莽唐突的印象。
秘書(shū)人際關(guān)系的技巧
一是加強(qiáng)感情投資。感情投資，是現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)工作的重要方法之一，也是秘書(shū)處理人際關(guān)系的有效方法之一。秘書(shū)在人際交往中，應(yīng)注重感情投資，對(duì)交往對(duì)象要傾注真摯的情感，通過(guò)感情聯(lián)絡(luò)和感情交往，使對(duì)方感受到情感的愉悅，從而建立起良好的人際關(guān)系，推動(dòng)工作的順利進(jìn)行。但應(yīng)注意的是，感情投資應(yīng)是在原則、政策的允許中對(duì)他人的關(guān)心、信任和工作中的以情感人，以情悅?cè)恕?/p>
二是注意換位思考。換位思考，即與對(duì)象交換位置，站在對(duì)方的立場(chǎng)上去思考問(wèn)題。這是理解他人、全面認(rèn)識(shí)問(wèn)題的良好方法，也是秘書(shū)處理人際關(guān)系的良好方法。在人際交往中，由于每個(gè)人的個(gè)性和社會(huì)角色不同，看問(wèn)題難免存在差異。己所不欲，勿施于人。在人際交往中，由于每個(gè)人的個(gè)性和社會(huì)角色有差異，看問(wèn)題的角度就不同，交往中難免發(fā)生沖突和矛盾。秘書(shū)在與人交往中，要學(xué)會(huì)換位思考，設(shè)身處地替對(duì)方著想，將心比心，寬容待人，尋找溝通的最佳方法。這樣，就比較容易理解對(duì)方，化解矛盾，與人友好相處，改善人際關(guān)系。
三是堅(jiān)持求同存異。萬(wàn)事萬(wàn)物都是在對(duì)立中有統(tǒng)一，在統(tǒng)一中有對(duì)立。求同存異也是影響秘書(shū)人際關(guān)系的主要因素之一。在秘書(shū)的人際交往中，雙方如果在認(rèn)知上趨同，就容易產(chǎn)生共鳴，容易相互理解、支持與合作；如果認(rèn)知不統(tǒng)一，就容易產(chǎn)生矛盾，引起雙方的摩擦和糾紛。秘書(shū)在處理人際關(guān)系時(shí)，要正視差異的存在，不應(yīng)過(guò)分強(qiáng)求一致，要做到求大同、存小異，大事講原則、小事講風(fēng)格。
秘書(shū)處理不同人際關(guān)系的技巧
一是處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是秘書(shū)人際關(guān)系中最重要的關(guān)系，從秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的特征來(lái)看，它屬于秘書(shū)人際關(guān)系中的首屬關(guān)系。秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的。領(lǐng)導(dǎo)是一個(gè)機(jī)關(guān)單位的決策者和指揮者，對(duì)單位負(fù)有重大的責(zé)任。一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)者多數(shù)是由一些德才兼?zhèn)洹⒔?jīng)驗(yàn)豐富的人來(lái)?yè)?dān)任的，他們一般具有較高的威信，深受群眾的擁護(hù)和支持。秘書(shū)人員要想處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，必須首先增強(qiáng)角色意識(shí)，樹(shù)立服務(wù)觀念。
首先要維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信。一個(gè)秘書(shū)人員在任何情況下都不能故意破壞領(lǐng)導(dǎo)的威信，不能散布有損領(lǐng)導(dǎo)威信的言論。即使領(lǐng)導(dǎo)者在工作中出現(xiàn)了差錯(cuò)或失誤，也不能亂發(fā)議論，應(yīng)通過(guò)正當(dāng)?shù)姆绞胶颓婪从�，以求得合理妥善的解決。
其次要尊重領(lǐng)導(dǎo)的職權(quán)。秘書(shū)人員是服務(wù)性人員，不是決策者，因此必須按職責(zé)規(guī)定辦事，不能越職代權(quán)，借領(lǐng)導(dǎo)的名義發(fā)號(hào)施令。秘書(shū)必須明確自己為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的界限，克服那種自己的意見(jiàn)未被采納，就委屈失望的心理。在處理一些較重要的事情時(shí)，應(yīng)該及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)請(qǐng)示，而不能自作主張。
第三要體諒領(lǐng)導(dǎo)的困難，為領(lǐng)導(dǎo)分憂。一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者不是全能的，在工作中會(huì)遇到很多困難。秘書(shū)要積極地去幫助領(lǐng)導(dǎo)克服這些困難，多出主意，多提供服務(wù)，盡可能解除領(lǐng)導(dǎo)的后顧之憂，真正做到和領(lǐng)導(dǎo)同甘苦、共患難，這樣才有可能和領(lǐng)導(dǎo)密切關(guān)系，建立起深厚的感情。如果一個(gè)秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)遇到困難時(shí)袖手旁觀，就會(huì)傷害相互的感情，惡化相互的關(guān)系。這是秘書(shū)人員必須注意的。
第四要提高自身素養(yǎng)，增強(qiáng)辦事能力。秘書(shū)要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，關(guān)鍵在于做好本職工作，提供有效服務(wù)。要誠(chéng)實(shí)而不弄虛作假、當(dāng)參謀而不自以為是、公正而不搬弄是非、受批評(píng)而不急不怨。
二是處理好與同事的關(guān)系。秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)與同事的橋梁。由于秘書(shū)的特殊地位，要處理好與同事的關(guān)系有其復(fù)雜性。因此，秘書(shū)人員和同事關(guān)系融洽，需要注意以下幾個(gè)方面。要了解同事，關(guān)心同事。了解同事，這是與同事相處的最起碼的條件。只有真誠(chéng)關(guān)心同事，才能取得同事間的相互理解、相互信任。要以誠(chéng)待人。要講究分寸，善于溝通。秘書(shū)常在領(lǐng)導(dǎo)與同事之間起著居中協(xié)調(diào)及上下意見(jiàn)溝通的作用。當(dāng)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意圖給全體同事時(shí)，稍不留心，言辭過(guò)重，便有發(fā)號(hào)施令之嫌。這時(shí)，要注意自己的態(tài)度、語(yǔ)氣。若是傳達(dá)不受歡迎的意見(jiàn)給同事時(shí)，應(yīng)做到能在談笑之間完成。反映同事的意見(jiàn)給領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，要深入實(shí)地考察、分析，衡量得失，并如實(shí)反映。
三是處理好與外界的關(guān)系。秘書(shū)在積極處理與組織內(nèi)部的關(guān)系的同時(shí)，不能忽視與組織外部的關(guān)系。秘書(shū)在處理與外界的關(guān)系時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)：首先要注意目的。與外界進(jìn)行交往的時(shí)候，考慮問(wèn)題一定要站在組織或者領(lǐng)導(dǎo)的角度。其次要注意身份。秘書(shū)在涉及外界的人際關(guān)系時(shí)都是工作關(guān)系，而不是個(gè)人間的交往。第三要廣結(jié)良緣。這會(huì)使秘書(shū)的形象富有親和力，使秘書(shū)的工作保持通暢的狀態(tài)，提高效能。第四要樹(shù)立形象。在交往中注重塑造和樹(shù)立組織形象，提高所在組織的美譽(yù)度。
秘書(shū)溝通技巧
一、守本分，讓領(lǐng)導(dǎo)放心
1、不要越位
越位包括兩方面，一方面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，秘書(shū)不能代領(lǐng)導(dǎo)做決策，凡事要在自己的權(quán)力范圍內(nèi)進(jìn)行；一方面對(duì)同事，不要自以為是二把手，同事尊重你，不代表你能對(duì)他們發(fā)號(hào)施令。
2、不要多言
即便你通過(guò)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)長(zhǎng)期的觀察，知道他下一步可能采取的行動(dòng)，也不要在他宣布最終決定前擅自行動(dòng)。對(duì)于公司機(jī)密更要做到一問(wèn)三不知，手頭消息多這可不是你炫耀的資本。
3、不要多問(wèn)
這里特別是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的私人生活，只吩咐你去做，沒(méi)有過(guò)多說(shuō)明的，就不要好奇去問(wèn)。很多領(lǐng)導(dǎo)把家庭生活當(dāng)作隱私，領(lǐng)導(dǎo)的隱私你探聽(tīng)不得。
二、有眼色，讓領(lǐng)導(dǎo)省心
1、眼里有事
眼里有事是指秘書(shū)不需要領(lǐng)導(dǎo)吩咐就能發(fā)現(xiàn)那些需要自己做的工作，例如領(lǐng)導(dǎo)幾天后要參加某個(gè)會(huì)議，那將與會(huì)議有關(guān)的資料提前準(zhǔn)備好就是“我要做”的事。
2、學(xué)會(huì)擋駕
推銷(xiāo)電話是秘書(shū)需要準(zhǔn)確判斷擋駕的。那如果是領(lǐng)導(dǎo)的丈母娘打來(lái)電話呢？電話里她怎么也不肯說(shuō)自己是誰(shuí)怎么辦？這需要秘書(shū)日常留心領(lǐng)導(dǎo)的社會(huì)關(guān)系，盡量能從語(yǔ)氣、聲音、電話號(hào)碼等方面來(lái)分辨來(lái)者何人。
三、能忠心，讓領(lǐng)導(dǎo)貼心
1、功高不震主
新領(lǐng)導(dǎo)遇到老秘書(shū)時(shí)，救場(chǎng)幫了領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，你怎么擺正自己的位置？記住，作為秘書(shū)，你幫助領(lǐng)導(dǎo)再多都是分內(nèi)事。為領(lǐng)導(dǎo)處理瑣碎、排憂解難正是秘書(shū)職責(zé)所在。
2、細(xì)心不計(jì)較
秘書(shū)瑣事多，細(xì)心很重要。但時(shí)間長(zhǎng)了可能覺(jué)得自己勞苦功高，以至心態(tài)不平衡。這時(shí)秘書(shū)要調(diào)整心態(tài)，明白自己的位置，盡量向領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)工作的標(biāo)準(zhǔn)要求看齊。
3、及時(shí)背黑鍋
股東會(huì)上領(lǐng)導(dǎo)忘帶文件、同事面前領(lǐng)導(dǎo)責(zé)怪錯(cuò)人，發(fā)生這些影響領(lǐng)導(dǎo)形象的事情，你及時(shí)出現(xiàn)當(dāng)眾向領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)錯(cuò)背黑鍋，領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)眾人面罵你，背后卻十分感激你。
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