文秘如何做好出差日程安排

　　做為秘書，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項工作，同時也是需要更加細致的一項工作。那么文秘應該如何做好出差日程安排呢，一起來看看!

　　(一)國內出差

　　出差前：

　　確定出差目的和日期;

　　確認總經(jīng)理出差陪同人

　　與出差地相關人員溝通，確定周到的日程安排(明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時間、接待人員等信息。)

　　確定行程，預定機票(注意選擇好航空公司、機型及班次)、酒店(選擇總經(jīng)理習慣的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等)、接/送機人員(明確接送機人的聯(lián)系方式);

　　完善細致周到的日程表(時間、地點、對方參會人、議程等)(見范例)。

　　根據(jù)總經(jīng)理的習慣，準備出差用物品(見物品攜帶表)。

　　擬寫授權書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關部門及相關人員發(fā)出郵件和復印件(財務部等)。(見范例)

　　出差中

　　在第一時間掌握總經(jīng)理到達后的聯(lián)系方式，必要時通知授權人及其它相關人員。

　　根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時通報公司及GM關心的業(yè)務進展情況;

　　配合總經(jīng)理授權人的工作，及時掌握公司及業(yè)務相關信息。

　　根據(jù)情況及時與相關人員及總經(jīng)理溝通，及時調整日程安排;

　　出差后

　　及時向總經(jīng)理匯報出差期間公司內部事務及業(yè)務進展;

　　出差資料整理(包括資料、名片、會談備忘)，根據(jù)需要轉發(fā)相關人員或存檔;

　　向總經(jīng)理認為有必要的合作方致感謝函。

　　各種差旅費用報銷;

　　跟進業(yè)務后續(xù)事宜;

　　(二) 國外出差

　　出差國外與國內出差安排順序及內容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點：

　　根據(jù)公司最新業(yè)務情況準備PRESETATION (中/英文)，與對方確認演示設備，必要時準備彩色打印膠片和打印稿。

　　機票購買時注意避免經(jīng)停中轉，選擇好的航空公司和服務，長途飛行選擇好的機型;

　　注意準備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶;

　　根據(jù)客人的級別和國家風俗習慣準備禮物;

　　準備當?shù)氐牡貓D及國家風情資料;

　　確認對方還是我方提供翻譯服務;

　　回國后向邀請方致謝。

　　(三) 陪同出差

　　陪同總經(jīng)理出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項：

　　登機前，為總經(jīng)理辦理機場建設費購買、機票換票及各種登機手續(xù);并再次確認接車人;

　　到達后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號碼及電話，并將秘書房號電話及時告知總經(jīng)理;

　　每日及時核對本日及第二天的日程安排;

　　提前設置清晨叫醒，并安排早餐;

　　根據(jù)當天的日程安排落實車輛;

　　及時提醒并事先落實各項安排;

　　攜帶總經(jīng)理名片、必要的會議資料(報告稿件、會面?zhèn)渫�、采訪提綱);

　　注意建立各種客戶關系(包括政府領導、合作伙伴、媒體記者)

　　著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝;注意言談舉止;

　　出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項逐條落實、跟蹤，并及時辦理費用報銷、資料整理。

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