物業(yè)管理服務采購中應注意問題論文
物業(yè)管理是指通過服務外包的方式實現(xiàn)采購單位（主要是機關辦公場所）的保潔、保安、會議、綠化、維修、餐飲、車輛組織等日常綜合性的服務。
住宅類的物業(yè)管理范圍主要指對業(yè)主的共有部分進行管理服務，對業(yè)主的專有部分并不負責。若業(yè)主需要，須專項委托。而政府采購類項目物業(yè)產(chǎn)權往往屬單個業(yè)主所有即政府所有，物業(yè)使用人僅是為數(shù)不多的幾個或單個，專有與共有服務部分區(qū)別并不如住宅物業(yè)那樣明顯，若物業(yè)管理服務范圍仍按原界定進行劃分，顯然是服務范圍過窄。若采購單位對專有部分又須另行委托顯然不可取，也有可能背離采購單位的初衷。
因此，公共物業(yè)管理范圍除了大樓共有部分還包括由業(yè)主指定的專用部分。要準確界定政府采購的物業(yè)管理服務范圍，采購單位須熟知物業(yè)管理與后勤管理的區(qū)別與類同，將一些物業(yè)管理未包含但屬后勤管理的內(nèi)容進一步歸入物業(yè)管理范圍，使原先后勤管理中服務職能全部歸入物業(yè)管理，例如各辦公室室內(nèi)清掃、清潔，辦公設備維修，會議室的服務，傳達室服務等。
考量投標文件、業(yè)績和答辯
在采購物業(yè)管理服務項目的招標評標過程中，比較通行的做法是將投標文件、業(yè)績、答辯按不同的分值進行分配，有的還要加權平均計算。筆者認為，物業(yè)管理評審中，上述三要素每一項所占的比例缺少一個科學的標準，所以要重視各個環(huán)節(jié)的評價。
對于投標文件，首先要評價其對招標文件的響應程度，要看各個工種配置的合理性，各工種工作程序的科學性及實效性。當然，投標文件的報價也是非常重要的評價因素。
業(yè)績評價就是對一個投標公司已有業(yè)績的評價，一般通過現(xiàn)場考察來完成。目前有些項目的評標對現(xiàn)場的考察做得比較倉促。筆者認為，對項目的考察不但要看外表，還要注重諸如其設備內(nèi)在質(zhì)量控制記錄、檢修檢測記錄、保潔、會議、服務標準及各種反饋記錄的完整，各種應急預案實效的檢查以及直接與被服務的業(yè)主的訪問、交談，從而確定投標公司的經(jīng)驗、公司文化以及服務水準。
物業(yè)管理服務是一種人對人的直接服務，選擇好服務隊伍重點是選擇好人。在評標中安排有答辯的環(huán)節(jié)，在多數(shù)情況下要求投標公司的領導及項目經(jīng)理參加，這是一個重要的考察步驟。這一環(huán)節(jié)要有較充足的時間。通過答辯可以進一步了解投標單位的文化理念、服務意識，對物業(yè)管理后勤改革特點理解的深度，可以通過擬定一些問答題考察項目經(jīng)理處理問題的態(tài)度、經(jīng)驗及個人的素質(zhì)能力。不過分地講能選擇到一個政策水平高、責任心強、服務有經(jīng)驗、與業(yè)主易溝通、好配合的項目經(jīng)理，招標工作及今后的物業(yè)管理服務工作就成功了一半。根據(jù)需求和定位合理選擇最低價格在物業(yè)管理采購中，不少單位采用最低評標價法進行評標。最低評標價法在降低采購成本、節(jié)約采購預算及減少采購單位干預等方面具有一定成效，但片面或者一味地追求低價，也會帶來一些弊端。
首先，由于目前大多數(shù)物業(yè)管理服務采購需求無衡量標準，資金預算沒有一個確定的依據(jù)，服務方案、內(nèi)容和要求不具體、不準確、不統(tǒng)一，有時服務人數(shù)甚至都無法確定。如果此時堅持采用最低評標價法評標，則物業(yè)管理供應商很可能會通過“挑字眼”、“擦邊球”、“鉆空子”等方式，直接或間接提供不合理的低價謀求中標或成交。
其次，即使物業(yè)供應商以略高于成本價的低價中標或成交，但為挖掘有限的利潤空間勢必大幅壓縮成本或變相調(diào)整價格，例如，減少承諾的人員配置、對理應支付較高工資的特殊人員仍然按國家最低工資標準支付、降低服務檔次等。這樣不但物業(yè)管理項目不能吸引高素質(zhì)的人才，也留不住原有的優(yōu)秀員工，管理和服務人員流失嚴重，長此以往，也必然導致管理與服務質(zhì)量下降，給采購單位帶來損失。
因此，在物業(yè)管理政府采購過程中盲目使用最低評標價法，片面追求中標或成交價絕對最低化是一種短視行為。只有在不斷推進物業(yè)管理采購需求明細化、預算準確化和采購規(guī)范化的過程中，根據(jù)采購單位自身的物業(yè)定位與服務要求，客觀分析和合理比較，才能讓最低評標價法真正合理可信，進而通過競爭遴選出真實的最低中標或成交價格。
綜合評分法不利于拉開檔次
公開招標中的綜合評分法為目前物業(yè)管理政府采購過程中比較常用的評標方法。作為服務類采購項目，放棄對服務質(zhì)量的要求，一味認同絕對最低價，顯然是不合理的，因此，通常價格分設置為 20-30 分。
物業(yè)管理政府采購中執(zhí)行的綜合評分因素應以價格、服務、業(yè)績、財務狀況、信譽、對招標文件響應程度等六方面為主。其中，對服務方案的評價可添加崗位專業(yè)人員上崗證書等客觀量化的評分細則，使評分因素更具體、更可比、更統(tǒng)一。綜合評分法的各個條目，仍有偏主觀、好中差界定不明等問題，印象分所占比例仍較大，評審專家的自主權限和自由發(fā)揮的余地過多，有時憑幾條主觀分差之和，即可抵消投標價差異所帶來的分差。
根據(jù)相關政策法規(guī)，物業(yè)管理采購還會選用談判中的綜合評分法。此種方法先把供應商的最終報價擱置一邊，對服務方案、業(yè)績、信譽等其他方面進行綜合評分，與最高綜合得分相差 10% 的均為第一檔次，在此檔次內(nèi)再選取相對的最低價確定為成交價。在此種方法中，由于除去了價格分，因此其他打分因素的分值相應提高，每一項所占的權重也更大，但因為核定的拉分檔次設置為 10%,決定了采用此種方法的最終結果，是根本拉不開高中低檔，幾乎所有供應商的綜合得分均在同一檔次內(nèi)，最終仍然只能靠價格確定成交，基本失去了使用此種方法的意義。
選擇評審專家須避免三種情況
目前，各地房地產(chǎn)主管部門均已建立物業(yè)管理評標專家?guī)欤少徛毮芘c住宅類項目招標職能并不是統(tǒng)一歸口，在政府采購物業(yè)管理過程中不時會借調(diào)住宅類項目物業(yè)管理評審專家。對此，在采購類物業(yè)管理評審專家選擇環(huán)節(jié)上往往會存在以下三個問題。
一是評審專家選取不當，知識不對口。評審專家知識結構偏向住宅類項目物業(yè)管理，往往按住宅物業(yè)管理思路套用采購項目物業(yè)管理，對采購項目的要點與重點定位不準，無法體現(xiàn)采購項目的個性化特點。
二是時間倉促，短時間內(nèi)不能吃透采購文件精神。評審專家在評標過程中必須對投標文件實質(zhì)性響應招標文件情況，項目明細報價表與招標文件對應情況等嚴格把關，詳細評定，并且在短時間鑒別清楚對評審專家來說確實比較苛刻，往往都是當天開標評標，評標結果不能令人信服。
三是評標經(jīng)驗不足。目前，公建類物業(yè)管理招標數(shù)量要遠遠少于住宅類項目，對評審專家的培訓工作也未有效展開，一些評審專家在接到評標通知以后就匆匆上陣，對政府采購相關的法律、規(guī)章制度和方針政策等方面的規(guī)定，對評標程序、步驟、方式、內(nèi)容及評分規(guī)則等方面缺乏深入了解，評標現(xiàn)場顯得茫然而無所適。
筆者建議，較重大項目的評標應由政府物業(yè)主管部門、物業(yè)管理協(xié)會、有關大學物業(yè)管理專業(yè)等單位中抽取專家組成，并對其進行必要的引導和培訓，以體現(xiàn)政府招標采購的公信度。
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