2017自考《檔案管理學(xué)》第十章復(fù)習(xí)：統(tǒng)計(jì)工作
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第十章 統(tǒng)計(jì)工作
一、 檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容和任務(wù)
1、檔案統(tǒng)計(jì)，就是以表冊(cè)、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況。
內(nèi)容包括檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計(jì)兩部分。
從統(tǒng)計(jì)的對(duì)象來(lái)看，分為兩方面：
A、對(duì)檔案實(shí)體及其管理狀況的統(tǒng)計(jì);
B、對(duì)檔案事業(yè)的組織與管理狀況的統(tǒng)計(jì);
目前，我國(guó)檔案工作的基本情況統(tǒng)計(jì)，分為四個(gè)層次：
其一，全國(guó)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì);
其二，專業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì);
其三，地方(包括省、市、地、縣各級(jí))檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì);
其四，檔案館、檔案室檔案工作情況統(tǒng)計(jì)。
2、任務(wù)
對(duì)檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析， 提供統(tǒng)計(jì)資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。
二、 檔案統(tǒng)計(jì)工作的'意義、要求和步驟
1、 意義
A、是認(rèn)識(shí)檔案工作的一種重要手段;
B、可以把定性分析和定量分析結(jié)合起來(lái);
C、是檔案事業(yè)建設(shè)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作;
D、可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供提供依據(jù)。
2、 要求
A、準(zhǔn)確性、客觀性、科學(xué)性
B、遵循全國(guó)統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)代化的要求
統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系完整化，
統(tǒng)計(jì)分類標(biāo)準(zhǔn)化，
統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作科學(xué)化，
統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化，
統(tǒng)計(jì)計(jì)算和數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)現(xiàn)代化，
統(tǒng)計(jì)服務(wù)優(yōu)質(zhì)化。
3、 步驟
A、統(tǒng)計(jì)調(diào)查
B、統(tǒng)計(jì)整理
C、統(tǒng)計(jì)分析
三、 檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查
1、 統(tǒng)計(jì)表報(bào)
2、 專門(mén)調(diào)查
四、 檔案統(tǒng)計(jì)資料的整理
統(tǒng)計(jì)分組： 簡(jiǎn)單分組和復(fù)雜分組
五、 統(tǒng)計(jì)表
六、 綜合指標(biāo)
1、 絕對(duì)數(shù)2、 相對(duì)數(shù)
檔案行政管理機(jī)關(guān)和檔案館的統(tǒng)計(jì)
一、 檔案構(gòu)成統(tǒng)計(jì)
總的說(shuō)來(lái)，它是檔案館全部檔案材料現(xiàn)有數(shù)量和狀況的一種統(tǒng)計(jì)。要求將檔案館內(nèi)的全部檔案以其來(lái)源性質(zhì)分組，即分成：建國(guó)后檔案、革命歷史檔案、清代以前檔案、民國(guó)檔案等部分，并以此說(shuō)明現(xiàn)有檔案數(shù)量和狀況。
二、 檔案利用統(tǒng)計(jì)
它是一種對(duì)各種類型檔案被各機(jī)關(guān)、各項(xiàng)工作利用的情況和程度的統(tǒng)計(jì)。
三、 檔案工作人員情況統(tǒng)計(jì)
它對(duì)于研究檔案館工作售貨員的需要量，各種干部的比例，各檔案館干部的對(duì)比分析和平衡，培訓(xùn)工作的安排等，具有重要的.作用。
四、 檔案館建設(shè)狀況統(tǒng)計(jì)
檔案行政管理機(jī)關(guān)的任務(wù)之一，是負(fù)責(zé)檔案館網(wǎng)的規(guī)劃與籌建。這種統(tǒng)計(jì)對(duì)研究我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，是一種很有意義的資料。
五、 檔案室建立情況統(tǒng)計(jì)
檔案室是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案集中保管的機(jī)構(gòu)。檔案行政管理機(jī)構(gòu)及時(shí)了解檔案室建設(shè)的情況是非常必要的。這就要對(duì)檔案室的建設(shè)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
提供利用工作
一、含義
檔案工作的總目的，是提供檔案為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)。為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的必須做一系列的工作，其中直接傳遞檔案信息為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作服務(wù)的環(huán)節(jié)，稱為“檔案的利用服務(wù)工作”，或簡(jiǎn)稱“檔案利用工作”，又稱“提供利用”。檔案利用工作的基本內(nèi)容，就是介紹和報(bào)道館(室)藏檔案的內(nèi)容和成分，通過(guò)各種方式為利用者實(shí)際提供文獻(xiàn)材料和情報(bào)信息，進(jìn)行咨詢服務(wù)。
二、利用工作的地位
檔案的提供利用是檔案工作為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)的直接手段，它是兼承檔案工作內(nèi)外關(guān)系的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，在檔案工作中占有突出地位。
它是檔案工作聯(lián)系社會(huì)的一個(gè)窗口，是衡量檔案工作好壞的.主要標(biāo)志。
它在一定程度上體現(xiàn)了外界利用檔案的需要，對(duì)整個(gè)檔案工作具有一定的檢驗(yàn)和推動(dòng)作用。
總之，它是檔案工作中最富有活力的一個(gè)環(huán)節(jié)。
三、注意問(wèn)題
1、服務(wù)思想
A、 全面地為檔案用戶服務(wù)
B、 及時(shí)地為檔案用戶服務(wù)
C、 準(zhǔn)確地為檔案用戶服務(wù)
D、 有效地為檔案用戶服務(wù)
2、正確處理提供利用與保密之間的關(guān)系
提供利用和保密，從根本上來(lái)說(shuō)是一致的。提供利用時(shí)要注意保密，保密是限定了利用的對(duì)象和范圍，是為了更好地利用。
澄清“利用危險(xiǎn)，保密保險(xiǎn)”以及“歷史檔案無(wú)密可保”的錯(cuò)誤思想。
要認(rèn)真深入地審定檔案內(nèi)容，根據(jù)時(shí)間、地點(diǎn)和條件的變化情況，調(diào)整檔案的密級(jí)，逐步擴(kuò)大開(kāi)放范圍，減少煩瑣的批準(zhǔn)手續(xù)，方便廣大利用者的正常利用。
檔案提供利用的途徑與方式
一、基本途徑
1、提供檔案原件
2、提供復(fù)制品
3、提供檔案信息加工品
二、幾種主要的方法
1、檔案閱覽服務(wù)(二史館閱覽室、廣西區(qū)檔案館閱覽室)
2、外借服務(wù)
3、制發(fā)復(fù)本
4、展覽與陳列服務(wù)(二史館陳列室、廣西區(qū)檔案館閱覽室)
5、制發(fā)檔案證明服務(wù)
6、檔案目錄信息服務(wù)
7、檔案咨詢
檔案用戶調(diào)研工作
一、檔案用戶需求調(diào)研的原則
1、客觀性原則
2、針對(duì)性原則
3、全面性原則
4、服務(wù)性原則
二、影響檔案用戶的主、客觀因素
(一)社會(huì)因素
1、社會(huì)政治因素
2、社會(huì)經(jīng)濟(jì)因素
3、科學(xué)文化因素
(二)檔案工作因素
1、檔案工作的方針和政策
2、檔案管理工作的水平
3、檔案利用服務(wù)工作的`質(zhì)量
(三)檔案用戶自身因素對(duì)其利用需求的影響
1、檔案用戶的職業(yè)因素
2、檔案用戶的知識(shí)水平
3、檔案用戶的工作經(jīng)驗(yàn)
三、檔案用戶需求的構(gòu)成
1、學(xué)術(shù)用戶需求
2、實(shí)際利用需求 工作、生產(chǎn)、科研等
3、普遍利用需求
四、幾點(diǎn)帶規(guī)律性的問(wèn)題
1、受社會(huì)因素的影響
2、宣傳報(bào)道對(duì)檔案用戶需求的影響
3、檔案用戶需求心理的求便心理
4、檔案用戶利用檔案的行為結(jié)果對(duì)其以后需求行為的影響
開(kāi)放檔案工作
一、開(kāi)放檔案的含義
開(kāi)放檔案就是將一般可以公開(kāi)和保密期限滿的檔案，解除“禁閉“，向社會(huì)開(kāi)放，允許檔案用戶在履行簡(jiǎn)便的手續(xù)后，即可通過(guò)一定的方式，進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。
《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會(huì)開(kāi)放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類的檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以少于30年，涉及國(guó)家安全或者重大利益經(jīng)及其他到期不宜開(kāi)放的檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以多于30年。
二、開(kāi)放的意義
1、開(kāi)放檔案是有得于社會(huì)進(jìn)步的新方針，是加快我國(guó)政治民主化的一個(gè)新步驟。公民享有利用檔案信息資源的權(quán)利。
2、開(kāi)放檔案也是現(xiàn)代檔案館自身發(fā)展的一項(xiàng)重大措施。由封閉型、半封閉型向開(kāi)放型的方向轉(zhuǎn)變。
3、開(kāi)放檔案可以促進(jìn)檔案館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)。
三、開(kāi)放檔案的條件
1、物質(zhì)條件
2、檢索條件
3、制度條件
4、社會(huì)檔案意識(shí)條件
四、開(kāi)放檔案的鑒別
1、確定開(kāi)放期
2、開(kāi)放檔案鑒別工作的組織領(lǐng)導(dǎo)
成立鑒定小組，經(jīng)鑒定后，報(bào)本級(jí)檔案行政部門(mén)批準(zhǔn)后開(kāi)放; 把握不定的檔案，鑒定小組應(yīng)報(bào)本級(jí)人民政府審批。
3、檔案的解密、降密
依照<<各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制范圍的暫行規(guī)定>>：各級(jí)檔案館保存的涉密檔案，其解密工作，由各級(jí)國(guó)家檔案館負(fù)責(zé)進(jìn)行。
一般原則和辦法是：
A、未進(jìn)館的1991年1月1日前形成的涉密檔案，由各檔案形成機(jī)關(guān)、單位負(fù)責(zé)解密;對(duì)館藏將滿30年的涉密檔案，原檔案形成者認(rèn)為仍屬國(guó)家機(jī)密的，應(yīng)當(dāng)自該檔案屆滿30年之日前6個(gè)月，以文件形式通知有關(guān)的檔案行政機(jī)關(guān)或檔案館;過(guò)期未通知的，由檔案館進(jìn)行處置;
B、1991年1月1日以后形成的涉密檔案，未接到保密期限變更通知的，自保密期限屆滿之日起，即自行解密;
C、各檔案館保存的經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化類的涉密檔案，有必要提前向社會(huì)開(kāi)放的，應(yīng)向檔案形成機(jī)關(guān)發(fā)出要求提前解密的`通知，有關(guān)機(jī)關(guān)接到通知的半年內(nèi)應(yīng)予以答復(fù)，否則，檔案館可根據(jù)有關(guān)辦理;
D、撤銷機(jī)關(guān)的，由承擔(dān)其職能的單位負(fù)責(zé);如無(wú)，則由檔案館負(fù)責(zé)處理。
凡涉及下屬內(nèi)容的檔案，均應(yīng)控制使用，不可開(kāi)放。
——凡對(duì)社會(huì)開(kāi)放會(huì)影響黨內(nèi)團(tuán)結(jié)、黨和國(guó)家機(jī)關(guān)工作正常開(kāi)展，危害國(guó)家安全、社會(huì)安定，損害國(guó)家利益的檔案。
——凡對(duì)社會(huì)開(kāi)放有損于個(gè)人形象、尊嚴(yán)、聲譽(yù)、人身安全的檔案。
——凡對(duì)社會(huì)開(kāi)放會(huì)影響兩黨、兩國(guó)政黨關(guān)系及其他對(duì)外關(guān)系的檔案。
——凡對(duì)社會(huì)開(kāi)放會(huì)削弱我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力、科技實(shí)力的檔案。
——機(jī)關(guān)、單位及個(gè)人移交、捐贈(zèng)、寄存檔案時(shí)明確提出不能開(kāi)放的檔案。
——其他會(huì)影響黨和國(guó)家利益的，不宜對(duì)社會(huì)開(kāi)放使用的檔案。
五、開(kāi)放檔案公布
1、開(kāi)放檔案的公布權(quán)
<<中華人民共和國(guó)檔案法>>規(guī)定：屬于國(guó)家所有的檔案，由國(guó)家授權(quán)的檔案館或者個(gè)人公布;未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)同意，任何組織和個(gè)人無(wú)權(quán)公布。
集體和個(gè)人所有的檔案，檔案的所有者有權(quán)公布，但必須遵守國(guó)家有關(guān)規(guī)定，不得損害國(guó)家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。
2、公布檔案的方式
《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》： 通過(guò)報(bào)紙、刊物、圖書(shū)等出版物發(fā)表;通過(guò)電臺(tái)、電視臺(tái)播放;陳列、展覽檔案或其復(fù)制件;出版發(fā)行檔案史料;公開(kāi)出售復(fù)制件;散發(fā)或者張貼檔案復(fù)制件;在公開(kāi)場(chǎng)合宣讀、播放檔案原文等。
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