設(shè)計檔案管理制度范本（通用15篇）

　　現(xiàn)如今，我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢？以下是小編為大家收集的設(shè)計檔案管理制度范本，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　設(shè)計檔案管理制度 1

　　1、目的

　　為實(shí)現(xiàn)工程技術(shù)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，更好地為科研生產(chǎn)服務(wù)，特制定本辦法。

　　2、適用范圍

　　本制度適用于工程項(xiàng)目設(shè)計的底圖、藍(lán)圖、工程技術(shù)資料、文字記錄和電子文件等（以下稱：設(shè)計資料）的歸檔、保管、使用和銷毀。

　　3、檔案資料管理

　　3.1歸檔資料要求

　　3.1.1工程項(xiàng)目設(shè)計完成以后，工程主持人應(yīng)及時組織各專業(yè)負(fù)責(zé)人匯集、整理以下資料：

　　a.底圖，按圖紙編號排序；計算書裝訂成冊；相關(guān)設(shè)計文件、技術(shù)資料按照分類進(jìn)行整理；

　　b.設(shè)計過程ISO 9001需要保留的記錄、表單；

　　c.專業(yè)設(shè)計圖紙、資料電子版文件；（必須是經(jīng)過校審驗(yàn)證、甲方或主管部門確認(rèn)、審查機(jī)構(gòu)審查并經(jīng)過修改，通過的最終版本；）

　　3.1.2在報送施工圖二審?fù)ㄟ^，《通知單》返回一個月之內(nèi)，工程主持人將清點(diǎn)、整理的各專業(yè)資料，按要求填寫QR-6.9-01《工程項(xiàng)目設(shè)計圖紙資料歸檔單》，送交主管技術(shù)副總經(jīng)理審驗(yàn)、簽署。

　　3.1.3工程主持人按照以下分類辦理歸檔手續(xù)：

　　a類資料送交工程檔案室辦理歸檔手續(xù)。

　　b類資料送交貫標(biāo)辦審驗(yàn)辦理歸檔手續(xù)。

　　c類資料經(jīng)計算機(jī)中心辦理歸檔手續(xù)。

　　3.2工程檔案資料保管

　　3.2.1設(shè)計底圖保管：

　　歸檔后，檔案管理人員應(yīng)按照工程設(shè)計年度、工程編號及工程名稱，加裝封皮、標(biāo)注案卷號后入柜保存。

　　3.2.2設(shè)計藍(lán)圖保管：

　　檔案管理人員應(yīng)將曬印存檔的`藍(lán)圖疊成A3標(biāo)準(zhǔn)，按專業(yè)及圖紙排序裝訂成冊，立案保存，以便調(diào)審、查閱。

　　3.2.3設(shè)計文件資料保管：

　　圖檔管理人員應(yīng)對與設(shè)計有關(guān)的文字資料進(jìn)行組卷，編制目錄和備考表，標(biāo)明文字資料立案日期、頁數(shù)，保管期限、密級、與檔案號等。

　　3.3工程圖紙、資料借閱：

　　3.3.1工程檔案資料一般只供設(shè)計人員在資料室內(nèi)參閱。特殊情況需要外借時，須經(jīng)項(xiàng)目設(shè)計部長同意，憑借閱單，辦理外借手續(xù)。

　　3.3.2工程計算書一概不予借閱，特殊情況，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　3.4過期檔案資料銷毀

　　3.4.1工程底圖、藍(lán)圖、文字等技術(shù)資料

　　a.檔案管理人員應(yīng)會同相關(guān)部門，按照公司《檔案統(tǒng)一管理制度》，對超過保存期限的科技檔案進(jìn)行清理、造冊、鑒定，銷毀。

　　b.超過保存期限的工程技術(shù)檔案，在銷毀前，須造冊、開列清單，經(jīng)技術(shù)部主管領(lǐng)導(dǎo)鑒定、批準(zhǔn)、簽署。

　　c.銷毀過程應(yīng)由圖檔部門、技術(shù)管理部門共同實(shí)施。

　　3.4.2設(shè)計過程質(zhì)量管理性活動記錄（ISO質(zhì)量管理體系要求的記錄、表單）一般保存一年（或保存至工程竣工），由技術(shù)部·貫標(biāo)辦負(fù)責(zé)處置。

　　3.4.3工程項(xiàng)目設(shè)計的電子版文件，由計算機(jī)中心負(fù)責(zé)刻錄光盤，永久保存。

　　設(shè)計檔案管理制度 2

　　第一條 各級保密人員要相互協(xié)調(diào)配合，應(yīng)主動為公司和公司各業(yè)務(wù)部門服務(wù)，公司各業(yè)務(wù)部門應(yīng)自覺接受保密部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　第二條 在對外交往與合作中，對方以正當(dāng)理由和途徑要求提供屬于公司機(jī)密事項(xiàng)時，將由公司保密委員會立會研究決定后，方可提供。保密委員會嚴(yán)格執(zhí)行國家的保密規(guī)定，該提供的提供，不該提供的堅決不提供。

　　第三條 對公司下發(fā)的保密文件及重要會議材料各單位進(jìn)行妥善保管，并進(jìn)行登記管理，不得亂扔亂放。

　　第四條 保密文件的復(fù)制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的份數(shù)，不得擅自多印留存。密碼電報一律不得復(fù)印。復(fù)制文件應(yīng)按原文密級進(jìn)行管理，復(fù)制中形成的廢頁應(yīng)作為密件銷毀。

　　第五條 絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并履行登記手續(xù)。未經(jīng)同意，不得擅自復(fù)印、翻印和摘抄。

　　第六條 保密文件在發(fā)送裝封時應(yīng)按批準(zhǔn)份數(shù)認(rèn)真清點(diǎn)、裝封，切忌將不同密級的文件混放于同一信封中。密級的信封上要以戳記標(biāo)明文件的密級。封口時，不應(yīng)用釘書釘封口的方式，應(yīng)采用密封的方式。

　　第七條 涉及國家機(jī)密和公司商業(yè)秘密的文件，原則上不用傳真方式發(fā)送，確因緊急情況需要時，要用密碼傳真?zhèn)魉�，不允許用普通傳真機(jī)和電子郵件傳送；絕密級公文不得利用計算機(jī)、傳真機(jī)傳輸；不得以明碼電報拍發(fā)秘密文件，也不得明電密電混用。

　　第八條 保密文件接收時應(yīng)由公司保密人員拆封，其他人員一律不得拆封。保密文件的登記、編號，要與一般文件分開進(jìn)行。

　　第九條 傳閱保密文件時，必須由指定的人員統(tǒng)一掌握。不經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大秘密文件的閱讀范圍。公司工作人員應(yīng)在辦公室閱讀秘密文件，公司領(lǐng)導(dǎo)確需在家中閱讀秘密文件時，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，做好保密工作。傳閱或借閱文件，要嚴(yán)格堅持登記制度。

　　第十條 保密文件必須存放在有保密設(shè)施的辦公室及設(shè)備中保管，并經(jīng)常檢查。常用的秘密文件隨手入柜加鎖。

　　第十一條 建立公司保密文件清退制度，每逢重大節(jié)假日前兩天各部室需將所傳閱的保密文件清退給辦公室。如發(fā)現(xiàn)遺失，要及時追查處理。

　　第十二條 如保密人員因工作調(diào)動或其它原因而長期離開崗位前，必須把自己經(jīng)營的秘密文件全部移交清楚。移交時，要造冊、清點(diǎn)、核對，并且要履行簽收手續(xù)。

　　第十三條 保密人員每年對辦理完畢的`保密文件收集齊全，對有查考價值的要整理立卷，其他文件可按有關(guān)規(guī)定處理。調(diào)閱公司的保密檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　第十四條 保密文件銷毀前，必須逐一登記，并在報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后派兩名以上工作人員進(jìn)行銷盡。絕密文件應(yīng)指定專人在公司內(nèi)銷毀。

　　第十五條 以上保密文件擬制、處理、管理的各個環(huán)節(jié)，要建立嚴(yán)格的登記制度，在工作過程中保密文件管理人員要注意不要談?wù)撐闹械臋C(jī)密事項(xiàng)，不讓無關(guān)人員隨意瀏覽，不得在無保密措施的無線電話中談?wù)摍C(jī)密事項(xiàng)等等。

　　第十六條 公司印制各類簡報、刊物及向宣傳、新聞出版單位提供公開發(fā)表的稿件、信息，承辦人應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，不得涉及和泄露國家及公司秘密。

　　第十七條 公司工作人員在外出訪問、涉及業(yè)務(wù)技術(shù)談判、學(xué)習(xí)交流展覽演示等公務(wù)活動中，不準(zhǔn)隨身攜帶密級文件、資料，要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，在預(yù)案中應(yīng)采取措施，防止泄露事件發(fā)生。

　　設(shè)計檔案管理制度 3

　　第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。

　　第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的.原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

　　第四條檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。

　　第五條歸檔范圍：

　　1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄(包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等)、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價值的文件材料。

　　2、本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　第六條檔案的借閱與索�。�

　　1、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。

　　2、借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

　　3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責(zé)任，并及時報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

　　第七條檔案的銷毀：

　　1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。

　　2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對清楚后方可銷毀。

　　3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

　　設(shè)計檔案管理制度 4

　　一、總則

　　為規(guī)范本公司檔案的收集、整理、使用、保管、借閱和銷毀工作，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)公司信息化建設(shè)，特制定本檔案管理制度。

　　二、檔案目的和范圍

　　（一）目的

　　本檔案管理制度的目的是：規(guī)范本公司檔案管理工作，保護(hù)公司檔案的原始性、完整性、可靠性和機(jī)密性，提高公司管理水平，保障公司權(quán)益。

　�。ǘ�）范圍

　　本檔案管理制度適用于本公司各級部門、各職能部門、各生產(chǎn)車間、各支公司等所有工作人員參與處理的公司檔案及其他相關(guān)資料的'管理工作。

　　三、檔案管理職責(zé)

　�。ㄒ唬┕�司領(lǐng)導(dǎo)班子及相關(guān)職能部門

　　1、公司領(lǐng)導(dǎo)班子負(fù)責(zé)對全公司檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。

　　2、相關(guān)職能部門要按照公司檔案管理制度的要求制定本部門的檔案管理規(guī)定和程序，保證各級檔案管理工作順利進(jìn)行。

　�。ǘ�）本公司檔案管理人員

　　公司檔案管理人員是本公司檔案管理工作的核心力量，負(fù)責(zé)本公司所有檔案的整理、歸檔、查詢、借閱、保管、銷毀等工作，保證管理工作的規(guī)范有序，檔案資料的安全可靠。

　　（三）業(yè)務(wù)人員

　　業(yè)務(wù)人員要認(rèn)真履行自己的檔案管理職責(zé)，遵守本檔案管理制度有關(guān)要求，積極參與檔案獲取、登記、整理、歸檔、質(zhì)量保證等工作，做好日常檔案管理工作。

　　四、檔案管理制度

　　（一）檔案收集

　　1、檔案收集要求來源嚴(yán)格，確保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和可靠性。

　　2、檔案采用電子和紙制兩種形式，電子檔案應(yīng)采取數(shù)字簽名或加密等手段進(jìn)行保護(hù)。

　�。ǘ�）檔案整理

　　1、檔案整理工作要按照公司的操作規(guī)程進(jìn)行，保證檔案材料齊全、清晰、規(guī)范。

　　2、檔案需要分類整理，標(biāo)明檔案類型、檔案名稱、檔案編號、檔案責(zé)任者、檔案題名、檔案制度、檔案密級等信息。

　�。ㄈ�）檔案保管

　　1、檔案保管要求：安全、穩(wěn)定、準(zhǔn)確、可靠。

　　2、檔案保管時，針對不同的檔案性質(zhì)設(shè)立不同的保管措施。

　�。ㄋ模�檔案查詢

　　1、檔案查詢應(yīng)符合工作、學(xué)習(xí)和研究的需要。

　　2、檔案查詢可使用手段如電子查詢和實(shí)物查詢。

　�。ㄎ澹�檔案借閱

　　1、檔案借閱使用要求合法，做好借閱文件登記、借閱目的及時間維護(hù)。

　　2、借閱后，需保證歸還完好。

　　（六）檔案銷毀

　　1、定期對公司檔案進(jìn)行檔案銷毀清理工作。

　　2、檔案銷毀應(yīng)根據(jù)檔案的具體情況，按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行銷毀，確保檔案的無害化處理。

　　五、檔案管理工作的具體要求

　　（一）檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理

　　檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是本檔案管理制度的重點(diǎn)，包括檔案的目錄管理、卷內(nèi)紙質(zhì)檔案整理、電子檔案的建立和管理等，要求標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，保職責(zé)、先審后評、加強(qiáng)過程監(jiān)管，確保檔案管理工作的效率和安全。

　�。ǘ�）檔案管理流程

　　檔案管理流程是檔案管理服務(wù)用戶的主要途徑，要求整理檔案的程序、清晰流程，依據(jù)設(shè)計圖進(jìn)行工作內(nèi)容操作，加強(qiáng)檔案管理工作的流程監(jiān)管。

　�。ㄈ�）檔案安全保密

　　檔案管理工作中的安全保密是非常重要的一環(huán)，包括對檔案的物理安全及保密管理、對涉密件的保管、分級處理等，要求檔案保護(hù)措施到位、安全可靠。

　　六、檔案管理監(jiān)管

　�。ㄒ唬╊I(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督

　　本公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)常常召集專題討論和檢查工作，加強(qiáng)工作監(jiān)督和指導(dǎo)，確保檔案管理工作的整體質(zhì)量和效益。

　�。ǘ�）司法監(jiān)督

　　有關(guān)部門和機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對公司檔案的司法監(jiān)督工作，確保檔案管理工作的合法性、可靠性和信譽(yù)度。

　　（三）職能部門監(jiān)督

　　各職能部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司檔案管理制度的要求，對本部門的所有檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。

　　七、附則

　　本公司檔案管理制度的修改和完善應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。對本公司檔案管理制度管理工作的不適應(yīng)和口服性等問題，應(yīng)及時提出建議和意見，進(jìn)行調(diào)查和解決問題。

　　設(shè)計檔案管理制度 5

　　第1條 檔案的管理：

　　(一)辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門，并由專人負(fù)責(zé)檔案管理;

　　(二)凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔;

　　(三)檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作，檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料;

　　(四)檔案管理使用專用電腦，建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔;未經(jīng)辦公室同意，其它員工一律不得擅自使用。

　　第2條 檔案歸檔范圍：

　　(一)公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;

　　(二)政府、項(xiàng)目批文、合同，公司董事會形成的文件材料;

　　(三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等);

　　(四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等);

　　(五)公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(工作流程、公司決定等)，發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)等;

　　(六)工程進(jìn)度計劃控制文件(含業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙，工程部門留用復(fù)印件備份等;

　　(七)公司各部門年度工作計劃(財務(wù)資金計劃由財務(wù)部歸檔);

　　(八)公司有效證照、證件;

　　(九)具有法律效力及保存價值的文件;

　　(十)公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;

　　(十一)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;

　　(十二)公司獲得的各種社會榮譽(yù)資料;

　　(十三)會計統(tǒng)計、年度計劃、統(tǒng)計報表、財務(wù)會計預(yù)算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)財務(wù)類文件材料(此類檔案由公司財務(wù)部自行保管存查);

　　(十四)組織人事教育培訓(xùn)、員工變動表、花名冊、教育培訓(xùn);

　　(十五)其他需要?dú)w檔管理的資料，包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的`各種資料，上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

　　第3條 檔案立卷要求：

　　(一)辦公室應(yīng)及時做好檔案歸檔分類保管工作;財務(wù)和物業(yè)應(yīng)自行及時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查;

　　(二)公司各部門應(yīng)及時向辦公室移交發(fā)生的檔案材料，如材料還需使用，也應(yīng)向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交歸檔的文件材料;

　　(三)各部門向辦公室提交檔案時，要嚴(yán)格履行移交手續(xù);檔案管理人員按文件材料分類造冊，并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間;

　　(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案質(zhì)檢的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用;

　　(五)卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序，依次編寫頁號;

　　(六)有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說明，都應(yīng)逐填寫在目錄備注內(nèi);

　　(七)案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　第4條 檔案歸檔時間:

　　(一)公司每半年進(jìn)行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論;

　　(二)財務(wù)部門需按時間要求將檔案歸檔清整結(jié)論情況以書面形式報總經(jīng)理批示后交辦公室存查;

　　(三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結(jié)論報辦公室存查;根據(jù)公司要求獨(dú)立建立清查歸檔并將結(jié)果書面報辦公室存查。

　　第5條 檔案的借閱:

　　(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為，并應(yīng)及時歸還。

　　(二)各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱;

　　(三)公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，否則不予借閱;

　　(四)借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷;

　　(五)借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn);

　　(六)借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過10天;檔案管理責(zé)任人需追述借閱歸還并做好記錄;

　　(七)借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失;

　　(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理;

　　(九)會計檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財務(wù)同意并報總經(jīng)理批準(zhǔn)。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會計檔案時，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。

　　第6條 檔案保密級別:

　　(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經(jīng)理核定簽注;

　　(二)有密級的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復(fù)印使用;

　　(三)有密級檔案只限檔案管理員管理;

　　(四)一般檔案管理，屬業(yè)務(wù)工作使用范疇，對內(nèi)予以及時提供利用;對外按借閱手續(xù)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)辦理。

　　設(shè)計檔案管理制度 6

　　為了進(jìn)一步加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案調(diào)閱程序，特制定本制度。

　　第一條檔案資料屬于公司內(nèi)部限級文件，未經(jīng)許可不得外借、外傳。

　　第二條凡需調(diào)閱（包括借閱、查閱）檔案者，均須填寫《檔案調(diào)閱單》，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單調(diào)閱檔案。

　　第三條簽批程序：

　　1、本公司人員調(diào)閱營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)機(jī)構(gòu)代碼證等文件、證書檔案，必須由綜合辦公室負(fù)責(zé)人簽批；調(diào)閱財務(wù)檔案必須經(jīng)計劃財務(wù)部負(fù)責(zé)人同意后由總經(jīng)理簽批；調(diào)閱人事檔案必須經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人同意后由黨支部書記簽批；調(diào)閱業(yè)務(wù)檔案必須經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意后由業(yè)務(wù)副總簽批；調(diào)閱部門保管的其他檔案、文件材料，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽批。

　　2、居民或業(yè)主只能在國家規(guī)定的'查閱范圍內(nèi)查閱本人權(quán)屬房屋的基本信息資料，且必須出示本人身份證、戶口簿、使用權(quán)證或產(chǎn)權(quán)證原件，由檔案室負(fù)責(zé)人簽批后方可查閱。

　　3、外單位人員、律師、以及公檢法等政府部門調(diào)閱檔案，必須經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人同意，由總經(jīng)理室批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

　　4、動遷單位調(diào)閱檔案，必須出具單位介紹信、本人有效證件原件，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人簽批后方可調(diào)閱。

　　第四條案卷一般僅供在檔案室查閱，查閱檔案人員必須愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。

　　第五條摘抄檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意，并在檔案室人員在場的情況下，在檔案室摘抄，摘抄完畢，檔案室人員應(yīng)在《檔案調(diào)閱單》中注明摘抄主要內(nèi)容。如需復(fù)印檔案資料，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意，由檔案室人員復(fù)印后交給查閱人，檔案室人員應(yīng)在《檔案調(diào)閱單》中注明復(fù)印內(nèi)容。

　　第六條借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，辦理借閱登記、簽收手續(xù)，當(dāng)面點(diǎn)交清楚，原則上外單位不得借閱檔案，如有特殊情況，必須經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，同時必須提供借閱單位《檔案借閱函》、介紹信，同時出具借閱人有效證件原件，供檔案室復(fù)印留存。歸還檔案必須嚴(yán)格檢查，并在借用登記中予以紀(jì)錄。

　　第七條借閱者要愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管部門負(fù)責(zé)人，并追究當(dāng)事人責(zé)任。

　　設(shè)計檔案管理制度 7

　　1、公司檔案管理部門，設(shè)置檔案專管崗位，由專人全權(quán)負(fù)責(zé)。

　　2、文書結(jié)案后，原稿由檔案專員歸檔，經(jīng)辦部門視須要留存影本。如為特別案件因業(yè)務(wù)處置須要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)檔案管理主管引導(dǎo)批準(zhǔn)后妥為保留，檔案管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送檔案管理部門歸檔并換回影本。

　　3、檢討文件的本文及附件是否完全，如有短少，應(yīng)即追查歸入。

　　4、文件的處置手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。

　　5、與本檔案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的`文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

　　6、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

　　7、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

　　8、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。

　　設(shè)計檔案管理制度 8

　　第一條為加強(qiáng)檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應(yīng)用檔案信息，制定本制度。

　　第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標(biāo)書、紀(jì)要、圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。

　　第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負(fù)責(zé)工程類檔案信息的收集、

　　第四條調(diào)度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標(biāo)單位、設(shè)計單位、施工單位和公司運(yùn)行管理部門是檔案信息資料的`來源，負(fù)責(zé)相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、

　　第五條各種檔案信息資料應(yīng)按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當(dāng)?shù)耐�風(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

　　第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應(yīng)在歸檔的同時向生產(chǎn)運(yùn)行相關(guān)部門及時

　　第七條舊管

　　第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。

　　第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應(yīng)按要求歸檔。

　　第十條保存三年以上的工程類檔案資料應(yīng)移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪?fù)印件。

　　第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。

　　設(shè)計檔案管理制度 9

　　一、目標(biāo)

　　以妥善保管人事檔案，有效保守機(jī)密為宗旨，確保人事檔案材料的完整、安全，統(tǒng)一規(guī)范人事檔案管理。

　　二、適用范圍

　　此制度適用于我公司內(nèi)部所有人事檔案的管理和執(zhí)行。

　　三、職責(zé)劃分

　　1. 人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期核對、保密、統(tǒng)計等。

　　2. 集團(tuán)公司人事管理課（寧波地區(qū)）負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理，外地分公司的員工人事檔案管理則由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負(fù)責(zé)。

　　3. 集團(tuán)公司人力資源部為制度歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督各部門、分公司的.檔案管理工作，并負(fù)責(zé)制度的編寫與執(zhí)行。

　　4. 集團(tuán)公司企業(yè)委員會負(fù)責(zé)審議并授權(quán)主管簽核，總裁負(fù)責(zé)最終審批執(zhí)行。

　　四、人事檔案管理內(nèi)容

　　1. 員工人事檔案歸檔與管理：新員工入職時需提交《員工應(yīng)聘申請表》及相關(guān)證件復(fù)印件，人事管理課據(jù)此建立員工人事檔案（涵蓋員工招聘、錄用、合同、考核、薪酬、福利、獎懲、培訓(xùn)等信息），及時歸檔。具體操作流程包括材料鑒選、分類、確定歸檔位置、目錄錄入和存檔。

　　2. 確立分級檔案管理制度，一級檔案包含員工入司時的檔案材料，二級檔案為員工在職期間的相關(guān)材料。

　　3. 員工檔案自入職之日起建立，按部門、職務(wù)分類。離職時將其納入離職員工檔案。

　　4. 員工依法終止/解除勞動合同時，相關(guān)部門應(yīng)在《員工離職通知單》簽字確認(rèn)無遺留問題；調(diào)入單位時，人力資源部核對檔案，封存并轉(zhuǎn)移檔案材料。

　　5. 定期檢查核對員工檔案，并確保其完整性和安全性。

　　6. 在員工調(diào)動過程中，檔案管理員應(yīng)取出需要調(diào)動的員工檔案，在賬冊上注銷，并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，遵守保密原則并要求收檔單位簽字蓋章。

　　7. 妥善管理人事檔案，不得帶出公共場所。接收原單位轉(zhuǎn)遞的檔案材料，不得擅自修改或泄漏。

　　8. 人力資源部每月25日統(tǒng)計人事檔案數(shù)量、收集補(bǔ)充情況、整理狀況、保管情況和利用率。

　　五、注意事項(xiàng)

　　嚴(yán)格按照國家和公司規(guī)定執(zhí)行員工人事檔案管理。查閱檔案需經(jīng)過人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者都不得擅自更改、泄露檔案內(nèi)容。

　　設(shè)計檔案管理制度 10

　　為加強(qiáng)公司檔案及文件管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，需要對檔案做好管理。

　　一、公司管理檔案的范圍及管理權(quán)限的劃分

　　1、公司級檔案管理范圍，由公司專人管理并負(fù)責(zé)一切借閱、復(fù)印、傳遞相關(guān)事宜。公司級檔案包括以下文件：

　　(1)公司設(shè)立、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料;

　　(2)業(yè)務(wù)來往方面的文件材料(含合同、對方資料、銀企聯(lián)系函件等);

　　(3)政府、項(xiàng)目批文、合同;

　　(4)上級機(jī)關(guān)發(fā)來的本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條列、規(guī)定、計劃等文件資料;

　　(5)公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)文件流程、公司決定等);

　　(6)工程進(jìn)度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;

　　(7)公司月度、年中、年度工作計劃;

　　(8)公司簽訂的各類合同;

　　(9)公司有效證件、印章;

　　(10)公司重要的會議材料、包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、會議記錄等;

　　(11)公司大事記及反映本公司重要活動的簡報、相片、錄像等;

　　(12)其他具有法律效益力及保護(hù)價值的文件。

　　(13)各項(xiàng)目相關(guān)資料分類存放。

　　2、檔案管理范圍，有指定專職文書管理。檔案文件如下：

　　(1)報請總經(jīng)理批復(fù)的工作聯(lián)系單、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等;

　　(2)相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理;

　　(3)公司媒體宣傳資料;

　　二、公司檔案管理準(zhǔn)則

　　1、公司檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制，即堅持收集、管理文件材料的制度。由負(fù)責(zé)人主體檔案的管理，并對檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。設(shè)立專門檔案柜，配備專人分管檔案工作。

　　2、了解本部門的`工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的規(guī)范范圍，收集管理本部門的文件材料。

　　3、認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸檔，每極度末前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢。

　　4、承辦人員需借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料登記。

　　三、檔案管理、歸檔文件整理

　　1、部門以公司名義制作的規(guī)劃規(guī)定、通知、通告、會議記錄、會議紀(jì)要、項(xiàng)目方案等文件均應(yīng)由部門文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔、抄送綜合辦檔案室存檔。

　　2、歸檔時限

　　各部門專職文書就文件歸檔工作應(yīng)做到每日進(jìn)行。做歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。應(yīng)做到及時處理，切忌拖拉積壓。

　　3、歸檔文件的整理

　　1) 歸檔材料必須時辦理完畢的正式材料。

　　2) 歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把文件、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起。

　　3) 歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊(本)為一件，來文與復(fù)文可為一件，重要文件的草稿各為一件。

　　4) 不同年度的文件分開存放。

　　5) 合同按內(nèi)分開，分別分為工程合同、設(shè)計合同、申元合同、申德合同。

　　四、檔案的銷毀

　　1、個人非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2、對于多余、重復(fù)、過時和和無保存價值的或是盜了銷毀期限的檔案，由總經(jīng)理批示后執(zhí)行。

　　五、檔案保管

　　1、防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全;

　　2、保持檔案存放室良好的通風(fēng)，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防強(qiáng)光的工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

　　3、隨時對檔案進(jìn)行清理，清除不必要保存的材料;對破壞褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

　　設(shè)計檔案管理制度 11

　　為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。

　　一、檔案的分類：

　　1、一般保密文件：公司的規(guī)劃文件、會議記錄、會議紀(jì)要、決議、決定、委任書、協(xié)議書、合同書、項(xiàng)目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關(guān)的政府文件法律文件等。

　　2、專業(yè)技術(shù)文件：專業(yè)技術(shù)圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。

　　3、機(jī)密文件：上述專業(yè)技術(shù)文件以及年度計劃、統(tǒng)計文件、財務(wù)憑證、財務(wù)報表、審計文件、經(jīng)營情況、勞動工資和人事檔案等。

　　4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。

　　5、有關(guān)公司發(fā)展的圖片、錄像、實(shí)物等，均屬檔案保管范圍。

　　6、除有特別規(guī)定外，檔案資料由行政部負(fù)責(zé)管理。

　　二、存檔：

　　1、合同按照《合同管理規(guī)定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。

　　2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。

　�。�1）如存檔文件資料為傳真件時，必須復(fù)印一份存檔。

　�。�2）凡涉及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應(yīng)長期保存；其他文件視其價值確定保存期限。

　�。�3）檔案的歸檔要及時，除特殊情況外，要求一項(xiàng)工作結(jié)束后存檔。歸檔文件應(yīng)保證其齊全完整，如有短缺應(yīng)立即追查歸入；文檔的處理手續(xù)要完備，如有遺漏立即補(bǔ)辦。

　�。�4）文件的電腦存檔。

　�。�5）公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。

　�。�6）電腦文檔信息要按年度進(jìn)行存盤處理，將重要的信息資料轉(zhuǎn)存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內(nèi)妥善保管。

　　三、借閱：

　　1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機(jī)密資料，須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　2、其他員工借閱與本職工作有關(guān)的資料時，可直接借閱；如借閱與本職工作無關(guān)的檔案資料或機(jī)密資料，須經(jīng)本部門主管和行政部主管同意，必要時，需請主管副經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　3、借閱時，原則上只允許在公司內(nèi)使用，并辦理借閱手續(xù)，當(dāng)天借閱當(dāng)天歸還；機(jī)密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時，須由經(jīng)理簽字后方能借閱。

　　4、借閱的資料必須妥善保管，不得涂改及私自復(fù)印。如確需復(fù)制，一般資料，須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)；機(jī)密資料，須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　5、機(jī)密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個人原因致使機(jī)密文件丟失或泄露機(jī)密的，其后果由責(zé)任人承擔(dān)，必要時公司將采取法律手段保護(hù)公司的利益。

　　四、專業(yè)技術(shù)資料的'管理

　　1、專業(yè)技術(shù)資料除另有規(guī)定外，公司指定技術(shù)部門專人管理。

　　2、屬于工作需要而發(fā)給有關(guān)部門的技術(shù)文件資料，在領(lǐng)用時必須辦理登記手續(xù)，實(shí)行“誰領(lǐng)用誰保管誰負(fù)責(zé)”的管理原則。管理人員每月負(fù)責(zé)將已發(fā)放文件資料的情況書面通知行政部。

　　3、長期領(lǐng)用的文件資料，責(zé)任人必須妥善保管，不使用時要及時歸還。同時，技術(shù)部門的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進(jìn)行一次核對。如發(fā)現(xiàn)有丟失，必須書面通知行政部，并上報公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結(jié)果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。

　　五、文檔的銷毀

　　1、除物業(yè)公司經(jīng)理外，任何人無權(quán)私自銷毀公司任何檔案資料。

　　2、每年底清理檔案后應(yīng)將沒有保存價值的文件銷毀，銷毀時應(yīng)先報請公司經(jīng)理批準(zhǔn)，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時，應(yīng)焚燒或使用碎紙機(jī)，不得隨意丟放。

　　3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后，由專人負(fù)責(zé)辦理。銷毀清單應(yīng)作為檔案資料長期保存。

　　六、檔案立卷

　　每年年底清理公司所有文檔，將已經(jīng)辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷；立案時應(yīng)編制卷內(nèi)文件的順序號、文件號、責(zé)任人、題名日期、頁號等，并附立卷登記表一份。

　　七、附則

　　1、員工離職時，必須將所領(lǐng)借文檔資料全部歸還，由相關(guān)管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規(guī)定扣罰責(zé)任人。

　　2、檔案資料轉(zhuǎn)移時，必須報請主管副經(jīng)理以上批準(zhǔn)，并辦理交接手續(xù)。

　　3、凡違反本規(guī)定的，除已有規(guī)定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節(jié)嚴(yán)重者，加重處罰。

　　4、隨時接受總公司檔案管理負(fù)責(zé)人員對我公司檔案管理工作的檢查。

　　設(shè)計檔案管理制度 12

　　為提高公司的檔案管理水平，更有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《上海市城市建設(shè)檔案管理暫行辦法》、《上海市建設(shè)工程竣工檔案編制驗(yàn)收及報送規(guī)定》、《上海檔案條例》、《工程項(xiàng)目竣工后監(jiān)理資料歸檔管理辦法（暫行）》的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。

　　第一條：檔案接收制度

　　1、定期收集各項(xiàng)目監(jiān)理部在工程施工過程中形成的具有保存價值，經(jīng)過整理立卷的不同載體的文件資料；

　　2、檔案室要對各項(xiàng)目監(jiān)理部的立卷歸檔工作加強(qiáng)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)；

　　3、接收歸檔的案卷必須保證質(zhì)量，應(yīng)符合下列要求：

　　應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整；

　　文件應(yīng)按公司檔案管理的要求，并結(jié)合工程實(shí)際情況合理整理、立卷；

　　歸檔的文件材料應(yīng)按照工程建設(shè)程序以時間和專業(yè)等分類整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用；

　　4、接收檔案的時間和手續(xù)

　　工程項(xiàng)目竣工后一個月內(nèi)，監(jiān)理項(xiàng)目部將竣工資料整理完畢后填寫檔案移交清單（一式兩份），寫明案卷標(biāo)題、案卷數(shù)量及移交時間，交所屬工程部檢查審核；

　　工程部審核合格后在檔案移交清單上簽字，同竣工資料一起交總師室檔案管理人員驗(yàn)收。

　　總師室檔案管理人員驗(yàn)收合格后，在檔案移交清單上簽字，雙方各留一份，竣工資料留存公司庫房。

　　第二條檔案的管理制度

　　1、按照檔案形成的特點(diǎn)，保持檔案之間的連續(xù)性和完整性，使歸檔的檔案資料能真實(shí)的反映工程建設(shè)的全過程，如實(shí)體現(xiàn)項(xiàng)目監(jiān)理部的工作情況，便于查閱和檢查。

　　2、對接收檔案進(jìn)一步系統(tǒng)化管理，主要是：

　　對所接收的檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，包括各案卷是否完整，分類是否清晰明確，組卷是否合理，編目工作是否齊全；

　　對歸檔的檔案進(jìn)行電子信息化管理，便于查詢和調(diào)閱；

　　定期對歸檔檔案進(jìn)行清理，對超過10年的項(xiàng)目監(jiān)理資料移交丹利庫房保存，對超過20年的項(xiàng)目監(jiān)理資料在征得總師室領(lǐng)導(dǎo)同意后銷毀。

　　第三條檔案保管制度

　　1、檔案庫房需保持適宜的溫度，并配備滅火器。庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，消除一切火災(zāi)隱患。

　　2、對庫房照明線路定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時檢修，防止短路引起火災(zāi)。

　　3、檔案入庫前要進(jìn)行檢查。被蟲咬蝕的檔案不能入庫。庫房內(nèi)要定期投放防蟲藥，并勤于檢查。

　　4、檔案管理人員進(jìn)出庫房時要關(guān)燈，鎖好庫房門。

　　5、檔案庫要經(jīng)常打掃，保持清潔，嚴(yán)禁將有害物質(zhì)帶入庫房。

　　6、檔案資料以盒或卷為單位，按同一項(xiàng)目資料統(tǒng)一存放的.要求入庫。

　　7、庫房柜要編制順序號，應(yīng)有檔案資料存放的示意圖。

　　第四條檔案的統(tǒng)計制度

　　1、認(rèn)真做好檔案資料數(shù)量的統(tǒng)計。以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確可靠。

　　2、建立健全歸檔資料的電子臺帳，掌握檔案的入庫、出庫、銷毀等相關(guān)信息，不斷提高檔案的管理水平。

　　第五條檔案的保密制度

　　1、檔案管理人員要認(rèn)真做好庫房的安全保衛(wèi)和保密工作，非本部門人員未經(jīng)同意，不得進(jìn)入庫房。

　　2、檔案資料一般不準(zhǔn)外借，必要時可摘錄，必須復(fù)印時須經(jīng)總師室同意并登記備案。凡需復(fù)制保密檔案材料須經(jīng)總師室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。

　　3、如遇所借檔案丟失，須及時通知總師室，并寫明情況以便及時處理。

　　4、檔案管理人員應(yīng)維護(hù)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全為準(zhǔn)則，做到不失密、不泄密。

　　第六條檔案的銷毀制度

　　1、對已期滿的檔案材料列出檔案銷毀清單，經(jīng)公司及總師室領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后進(jìn)行銷毀。

　　2、執(zhí)行銷毀時，指定專人負(fù)責(zé)，監(jiān)督銷毀，并且銷毀記錄上至少有兩人以上的簽名。

　　設(shè)計檔案管理制度 13

　　為做好文件材料的歸檔文件工作，按照《歸檔文件規(guī)則》進(jìn)展、歸檔，結(jié)合我局詳細(xì)情況，特制定本制度。

　　1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統(tǒng)一交到辦公室進(jìn)展歸檔文件。

　　2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。

　　3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然后是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前，請示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍(lán)黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。

　　4、采用年度——-保管期限——-問題分類法進(jìn)展分類。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類。

　　5、組件后在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內(nèi)要注明全宗號、年度、室編件號、問題、保管期限。

　　6、按保管期限對歸檔文件材料進(jìn)展編號，一個保管期限排一個流水號。在同一保管期限內(nèi)重要的'文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要標(biāo)準(zhǔn)，黨、政分開，排列清晰，便于查考。

　　7、歸檔文件目錄和卷盒封面內(nèi)容要填寫清楚完整，不得漏項(xiàng)，填寫歸檔文件日期單位數(shù)要用0占位。

　　8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進(jìn)館時所用。

　　9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。

　　設(shè)計檔案管理制度 14

　　第一條為了加強(qiáng)農(nóng)村檔案工作，規(guī)范村級檔案管理，服務(wù)新形勢下的農(nóng)村工作，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國村民委員會組織法》《中華人民共和國農(nóng)業(yè)法》和國家有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱村級檔案是指村黨組織、村民委員會、村集體經(jīng)濟(jì)組織等(以下簡稱村級組織)在黨組織建設(shè)、村民自治、生產(chǎn)經(jīng)營等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式和載體的歷史記錄。

　　第三條村級檔案工作主要包括村級組織對村級檔案進(jìn)行的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作。

　　第四條村級檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理、安全方便的原則。

　　村級組織應(yīng)將檔案工作作為村級工作的重要事項(xiàng)，健全相應(yīng)的工作制度，明確領(lǐng)導(dǎo)、健全機(jī)制、保障經(jīng)費(fèi)，確保檔案的真實(shí)、完整、規(guī)范和安全。

　　第五條村級檔案工作在業(yè)務(wù)上接受鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、檔案行政管理部門、民政部門、農(nóng)業(yè)部門和相關(guān)部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第六條村級組織應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、管理和提供利用。有條件的村應(yīng)當(dāng)設(shè)立專用檔案柜和檔案庫房集中管理檔案。

　　檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具有良好的政治素質(zhì)，遵紀(jì)守法，忠于職守，具備相應(yīng)的`檔案管理知識，并經(jīng)過一定的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

　　第七條村級組織形成的具有保存價值的文件材料，均應(yīng)當(dāng)按照要求規(guī)范整理后歸檔，任何組織和個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

　　縣級檔案行政管理部門可以依據(jù)《村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》(見附件)的規(guī)定，制定符合本地實(shí)際的村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

　　第八條村級檔案一般包括文書、基建項(xiàng)目、設(shè)施設(shè)備、會計、音像、實(shí)物等類別。各類文件材料整理方法和歸檔時間如下：

　　(一)文書類應(yīng)當(dāng)按照《文書檔案案卷格式》(GB/T 9705-20xx)或者《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22-20xx)的要求進(jìn)行整理，于次年上半年歸檔。

　　(二)基建項(xiàng)目類應(yīng)當(dāng)按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-20xx)，并參照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T 28-20xx)的有關(guān)規(guī)定及時整理歸檔。

　　(三)設(shè)施設(shè)備類應(yīng)當(dāng)在開箱驗(yàn)收后即時歸檔，使用維修記錄等按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進(jìn)行收集管理。

　　(四)會計類應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案管理辦法》(財政部國家檔案局令第79號)的要求進(jìn)行收集整理，在會計年度終了后于次年3月底之前歸檔。

　　(五)照片應(yīng)當(dāng)按照《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-20xx)、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T 50-20xx)整理，由拍攝者在拍攝后1個月內(nèi)將照片原圖連同文字說明一并歸檔。

　　(六)電子文件應(yīng)當(dāng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894-20xx)收集歸檔并管理。

　　(七)實(shí)物和其他門類按照檔案工作有關(guān)規(guī)定及時歸檔。

　　第九條檔案制成材料和裝訂材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)的要求。

　　第十條檔案庫房應(yīng)當(dāng)采取防火、防盜、防水(潮)、防光、防塵、防磁、防高溫、防有害生物等措施。

　　檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。對音像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用。

　　第十一條不具備檔案安全保管條件的，應(yīng)當(dāng)將檔案交由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)代為保管，村級組織可以保存檔案目錄等檢索工具以方便利用。

　　第十二條村級組織換屆選舉后10日內(nèi)，應(yīng)當(dāng)履行檔案交接手續(xù)。必要時可以在選舉前將檔案暫存鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府。村以及村民小組在設(shè)立、撤銷、范圍調(diào)整時，應(yīng)當(dāng)將檔案妥善移交。

　　檔案工作人員離任時應(yīng)當(dāng)進(jìn)行檔案移交，履行交接手續(xù)，防止檔案散失。

　　第十三條銷毀已達(dá)到保管期限的檔案時，應(yīng)當(dāng)成立檔案鑒定工作小組及時進(jìn)行鑒定。

　　鑒定工作小組由村級檔案管理人員和形成檔案的村級組織的人員(或者村民代表)組成，鑒定后應(yīng)當(dāng)形成檔案鑒定報告。對失去保存價值的檔案，應(yīng)當(dāng)清點(diǎn)核對并編制檔案銷毀清冊，經(jīng)過必要的審批手續(xù)后按照規(guī)定銷毀。

　　禁止擅自銷毀檔案。村級檔案銷毀清冊應(yīng)當(dāng)永久保存。

　　第十四條村級檔案工作應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，配備必要的設(shè)施設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案電子目錄和全文數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的信息網(wǎng)絡(luò)共享。

　　第十五條村級檔案工作應(yīng)當(dāng)建立檔案查閱利用制度，為本村各類組織及其成員、村民提供服務(wù)。查閱檔案要遵守利用規(guī)定、履行查閱手續(xù)，不得有涂改、損毀、調(diào)換、抽取檔案等行為。

　　檔案管理人員應(yīng)當(dāng)圍繞村中心工作或村級組織及其成員、村民利用需求，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，積極開展檔案編研工作，如編寫村史、村志、大事記等。

　　第十六條對在村級檔案工作中作出突出貢獻(xiàn)的村干部、檔案工作人員和其他組織、個人，由各級人民政府、檔案行政管理部門及相關(guān)單位給予表彰和獎勵。

　　第十七條各省(自治區(qū)、直轄市)、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案行政管理部門商同級民政部門和農(nóng)業(yè)部門，可以結(jié)合本辦法和本地實(shí)際，制定實(shí)施辦法及細(xì)則。

　　第十八條本辦法由國家檔案局、民政部、農(nóng)業(yè)部負(fù)責(zé)解釋。

　　第十九條本辦法自20xx年1月1日起施行。

　　附件：村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表附件

　　設(shè)計檔案管理制度 15

　　第一章總則

　　第一條為加強(qiáng)公司文書檔案、聲像資料的管理工作，保證文書檔案、聲像資料的及時歸檔和妥善保管，特制定本制度。

　　第二條公司行政部負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。

　　第三條公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定及時歸檔，部分資料須在行政部備份。

　　第二章文件資料的收集管理

　　第四條歸檔范圍：

　　公司印發(fā)的公文。

　　公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。

　　公司與其他單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本。

　　公司重要會議資料，包括會議通知、決議、總結(jié)、重要發(fā)言、會議紀(jì)要等。

　　上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。

　　公司對外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來往的文書及傳真。

　　公司重要的'技術(shù)資料、供應(yīng)商檔案資料、客戶資料等。

　　公司管理人員的任免文件資料以及關(guān)于員工獎勵、處分的文件資料。

　　公司所有員工的考核與培訓(xùn)資料。

　　公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的簡報、照片(及底片)、錄音、錄像等。

　　公司及產(chǎn)品的獲獎證書。

　　第五條資料承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)批準(zhǔn)的文件資料，收集齊全，加以整理、歸檔。

　　第七條一項(xiàng)工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的重要文件資料，由此項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人收集并交行政部歸檔保管。

　　第八條公司員工外出參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研等公務(wù)活動，必須將重要文件資料向行政部辦理歸檔。

　　第九條各部門須有一名檔案管理人員，認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。

　　第三章歸檔管理

　　第十條檔案管理人員應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)及工作現(xiàn)狀，編制“案卷類目”�！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上明細(xì)名稱。

　　第十一條檔案管理人員應(yīng)及時將文件資料按照“案卷類目”放入文件夾內(nèi)，對號入座。

　　第十二條在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，歸放在一起，不得分開。

　　第十三條對于重要的聲像類資料，檔案管理人員應(yīng)在卷首附上文字說明，包括事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)。

　　第四章附則

　　第十四條本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。

　　第十五條本制度自頒布之日起施行。

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