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組織內(nèi)部的時間管理
有些人在時間管理工作上存在一種誤區(qū):認為抓住每一分鐘,每一秒鐘就是做好時間管理了,就是合理利用時間了。實際上,關鍵不在于我們是不是每分鐘都在工作,而在于我們是如何安排工作時間的,我們的時間是零散的還是整塊的。對于管理者和專業(yè)人士來說,他們常常需要整塊整塊的時間去完成重要的任務,譬如思考重要決策或?qū)懸环輬蟾妗?/p>
一、缺乏制度和遠見
在組織中總是有一些問題一而再,再而三地出現(xiàn)。管理者沒有遠見,預見不到這類問題今后還將出現(xiàn),因此沒有將之前處理這類問題的方式、方法和步驟進行認真的歸納和總結,并使之形成制度理,因此當這類問題再次出現(xiàn)時,人們還會將它作為意外事件,花大量的精力和時間去處理。這就造成了時間的浪費。如何解決呢?一項重復出現(xiàn)的事件總是可以預見和預先防止的。同樣的問題如果出現(xiàn)了二次,我們就絕不讓它作為突發(fā)事件出現(xiàn)第三次。
當問題第二次出現(xiàn)后我們應結合先前的解決辦法設計成無須研究判斷,人人均可處理的例行工作,并形成制度。當這一問題第三次出現(xiàn)時,我們就可以把它當做例行工作,按照制度加以解決,這樣,就會節(jié)省時間。
二、組織內(nèi)部信息溝通存在問題
這是造成組織內(nèi)部時間浪費的主要核心問題。在組織中信息的溝通存在兩個問題:第一,傳統(tǒng)溝通模式的實時性破壞了時間塊。在傳統(tǒng)溝通中要求溝通的雙方直接面對對方,溝通雙方發(fā)出與接收信息不能夠有時間上的錯位,也就是必須同時關注同一件事情。否則就不能形成溝通。 我們就需要解決幾個問題:1、我要知道自己近期工伯安排和時間安排,2、我要讓相關的人或部門知道我最近的工作安排和時間安排,3、我要知道別人近期的工兒安排和時間安排與我有關的部分。
對于第一個問題,通過我們自己的記錄或信息系統(tǒng)是非常容易做到的,到時間信息系統(tǒng)會自動給我們提示。我們也可以隨時查看自己的工作安排和時間安排。對于第二個問題和第三個問題,實際上是信息查閱的權限問題。我們可以利用Backpack 、Propel'r、A6等信息管理系統(tǒng)工具,根據(jù)權限和關聯(lián)性查看和我們有關的同事的工作時間安排情況。這就增加了時間的透明度。只要你能上網(wǎng),不管你在什么地方,什么時間,你都可以工作了。
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